Ainda hoje a ideia de implementar um escritório de projetos dentro de certa empresa não é bem vista. Geralmente, essa mudança sofre associação com processos burocráticos, muita documentação e também uma certa complexidade no dia a dia. Porém, não é sobre isso que o escritório trata.
Pelo contrário, devemos entender ele como um facilitador, um otimizador! Mas, para que seu funcionamento gere um resultado positivo para a empresa, também se torna fundamental compreender suas etapas e possibilidades.
Mesmo que para muitos o PMO represente uma forma burocrática de trabalhar, desenvolver ideias a partir dele é bem comum. Por isso, a seguir podemos compreender um pouco mais do PMO e as formas de o concretizar dentro de uma instituição.
Mas o que é um PMO
Em resumo, é um escritório de projetos, sua função básica é conseguir produzir ações que sejam bem organizadas para a gestão de um projeto. Além disso, seu uso vai muito além, sendo perfeitamente utilizado para conseguir oferecer orientações para gerentes de projetos e facilitar as metodologias utilizadas.
Também existem determinadas divisões. A PMO pode ser de caráter Corporativo, Departamental ou Operacional dentro da empresa. Cada um deles tem seu peso e vamos explicar um pouco mais sobre cada um.
O PMO corporativo consegue gerenciar a área que envolve todos os projetos da organização. O departamental tem como foco ajudar uma certa área a entregar resultados mais concretos, visualizados a partir de um portfólio eficiente. E, por fim, o operacional tem o objetivo de gerenciar um programa em específico.
É muito importante saber também que em várias organizações existem mais de 1 tipos de PMO.
Qual a utilidade do PMO
Muito se fala na documentação dos projetos. De fato, esse é um dos motivos para que o escritório seja visto de maneira burocrática. Entretanto, ele também ajuda em outras tarefas, como a disseminar boas práticas na empresa, influenciando para que exista mais organização ao realizar determinadas tarefas.
Afinal de contas, precisamos pensar nele como um escritório que foca em organização. Por conta disso, outro fator para considerar é a utilização de metodologias que tenham como foco melhorar alguns modelos e ferramentas, facilitando a gestão da organização como um todo.
Dentro dessa quantidade de funções também existem outras bem específicas. No entanto, nem todo PMO consegue realizar. Dessa maneira, o escritório também consegue realizar reuniões de acompanhamentos com os gerentes de projetos e fortalecer a comunicação para diminuir as falhas durante a execução.
Se a diretoria precisa saber de alguma coisa referente a um projeto, basta se comunicar com o PMO. Ele armazenará os dados mais importantes com o objetivo de os passar de maneira otimizada.
PMO para cada organização
No geral, as atribuições do PMO são bem abrangentes. Isso porque envolve diversas equipes. Por conta disso, há também mudanças na sua forma de execução, tendo em vista que cada organização está em determinado nível de maturidade.
Em alguns casos, o Escritório de Projetos de um negócio pode possuir apenas 1 pessoa. Em outras organizações, várias são fundamentais para que o gerenciamento de dedos consiga ser eficiente. Para aquelas com nível de maturidade maior, pode se contar, quase sempre, com um físico.
Caso pense em enumerar o funcionamento de um PMO, deve considerar pontos como:
- Definição e revisão de todos os processos para gerenciamento de projetos;
- Dar suporte para os gerentes de projetos;
- Realizar um gerenciamento adequado do portfólio de projetos;
- Destacar alguns projetos que devem ser prioritários.
Também há necessidade de definir com cautela a metodologia que será utilizada. Esse é outro fator que dependerá de como aquela organização trabalha.
Como realizar a implementação do PMO?
De fato, a organização precisa se preocupar em como irá se organizar para a implementação. Afinal, a mudança pode ser drástica e geralmente leva-se uma boa quantidade de tempo para que todos os membros estejam de fato acostumados com tudo.
Por outro lado, quando há uma boa ideia do que pode ser feito, as ações ficam menos dificultosas. Por isso, para que tenha um resultado bem agradável e que todos os membros da organização se adequem rapidamente, podemos considerar 7 passos para a implementação do Escritório de Projetos.
Preparando a organização
O primeiro, é claro, é preparar a organização. Também é a dúvida de muitos saber exatamente como realizar essa preparação. Bem, não é tão fácil como muitos pensam porque há uma necessidade de trabalhar com diversas atividades. Há grande necessidade de comunicação aqui.
Pensando nisso, seja claro e convincente. Leve o máximo de transparência sobre como essa mudança pode impactar a empresa. Foque em mostrar o máximo de resultados que aquela marca conseguirá por realizar tais ações. Assim, conseguirá fazer com que todas as partes envolvidas pensem em apoiar a decisão.
Um exemplo ótimo disso é a realização de reuniões que foquem em mostrar os benefícios do Escritório de Projetos.
Identificando o cenário atual da empresa
Claro, antes da realização de qualquer mudança precisamos entender o cenário atual. Assim, para começar a implementar uma alteração como essa, precisa compreender como o Escritório de Projetos irá funcionar dentro da sua organização. Considerando também os projetos que estão em andamento no momento.
Até mesmo aqueles negócios que não possuem uma prática bem definida, acabam utilizando alguma. Isso porque projetos são fundamentais para o crescimento. Dessa forma, fica muito mais fácil criar um método que foque em desenvolvimento.
Por fim, depois de realizar o diagnóstico e visualizar o cenário atual com bastante clareza, terá certeza de qual a melhor aplicação para o PMO dentro da empresa. Também saberá como os benefícios do escritório se aplicam.
Definir os objetivos
Definir objetivos de um PMO não é a tarefa mais complicada. Isso porque eles devem se basear na proposta do negócio, o que ele deseja com o escritório. Sendo assim, muitos já possuem um objetivo definido antes mesmo de considerar o PMO. Mas, as coisas podem ficar mais complicadas.
Nem sempre o objetivo definido está correto. Nessa etapa, a avaliação deve acontecer e pode ser necessário ainda mais cuidados, tendo em vista que muitos deixam isso para depois.
Definir objetivos também é de extrema importância para a transparência com a equipe. Assim que definir, comunique aos funcionários porque assim todos podem saber no que devem focar.
Estruturar o PMO
Logo após definir seus objetivos, faça um esboço. Esse será responsável por destacar aquilo que o Escritório de Projetos precisa ter. Como ele chegará a metodologia utilizada. Por que nesse momento precisaremos definir qual estratégia será utilizada para conseguir os melhores resultados.
Também se monta o catálogo de serviço da PMO. Esse tem base naquilo que o escritório conseguirá oferecer e também nas condições para tal. Geralmente nesse momento as pessoas buscam estruturar com primazia o portfólio de projetos.
Com isso, tanto a estrutura física como a organizacional do seu PMO estão em desenvolvimento. Assim, poderá partir para outra parte que possui grande valor também.
Criar um processo de gestão de negócios adequado
Quando você avaliou a organização deve ter percebido que ela não tinha um processo de gestão adequado. Naquele momento, a avaliação foi útil apenas para que conseguisse definir com detalhes o que a empresa necessitava e oferecer um Escritório de Projetos que atendesse a ela.
Agora, no entanto, é preciso criar um processo novo. Assim, criará uma ação que será seguida em todas as atividades referentes à gestão de negócios daquela empresa. Todo projeto seguirá o processo.
Aqui, voltamos a um ponto extremamente importante, a maturidade da empresa. Adequar a criação do processo com a maturidade da organização é o que fará com que ela tenha ainda mais resultados. Nem sempre a organização está preparada para tudo que o PMO pode oferecer.
Realizar a capacitação dos gerentes de projeto
Como mencionado acima, uma das ações mais importantes do PMO é a capacitação dos gerentes de projeto. Ela deve ser feita com o máximo de cuidado. Isso porque eles são profissionais que devem cuidar de maneira efetiva de muitas ações ao mesmo tempo, por isso precisam entender a estrutura do PMO.
Recomenda-se manter boa comunicação com esses profissionais, sobretudo antes de implantar o escritório. Isso porque boas ideias podem surgir deles. Afinal, são esses profissionais que lidam de maneira mais direta com as ações da empresa com relação aos projetos.
Implantar o PMO
Agora você já pode comunicar a implantação do seu PMO! É o momento de realizar na prática tudo aquilo que foi passado. Pode utilizar esse momento para criar um projeto-teste. Nele terá a oportunidade de visualizar como o Escritório irá funcionar na instituição e, se necessário, realizar alterações.
Fazendo pouco a pouco, a abrangência do PMO pode aumentar. Para aquelas empresas com maior maturidade, pode ser considerado também a utilização de uma consultoria especializada no assunto. Assim a implantação consegue ser mais direta e com bom gerenciamento.
Lembrando que essa consultoria é realizada por profissionais bem qualificados. Pode ser útil independente do tipo de Escritório de Projeto que deseja implementar.
Conclusão
Agora você já sabe tudo que precisa saber sobre o Escritório de Projetos! Toda a sua estrutura é bem idealizada para que a organização tenha resultados mais rápidos. Sendo assim, a burocracia é, na verdade, algo visto por aqueles que não aplicam de fato a estratégia, ou a realizam sem experiência.
Por isso há tanta importância na contratação de bons profissionais para lidar com isso. É claro, também deve-se considerar os gastos com essa ação.
Mas, como mencionado ao longo do texto, as pequenas empresas podem até mesmo utilizar um único profissional nessa área.
