O que observar na hora de conferir como está o andamento de projetos dentro da sua empresa? Bem, sabemos que há diversos pontos importantes para comentar e por conta disso você não precisa saber de tudo isso. Por outro lado, é de grande ajuda ter as responsabilidades bem definidas para cada membro da equipe.
Sabendo disso, existem algumas ferramentas que podem ser bem úteis na hora da organização. A MATRIZ RACI, que também é chamada de matriz de responsabilidade, funciona de maneira simples para ajudar nessa parte. Assim, é possível ter clareza nas funções que serão aferidas a algumas pessoas.
Hoje nós vamos falar desse recurso, mostrando a maneira correta de utilizar e como pode acontecer a aplicação dentro de alguma instituição. Continue a leitura para compreender melhor o assunto.
O que é a Matriz RACI
Pode ser entendida como uma ferramenta que auxilia na compreensão das funções dos funcionários dentro de um projeto. Graças a isso, acaba sendo uma vantagem enorme para a execução de alguns processos. Mas, essa é apenas a sua parte base, visto que há diversos pontos para tratar quando falamos dela.
O nome RACI é reconhecido no recurso a partir de uma tabela. O objetivo é formar um acrônimo que tenha como base as funções que podem ser desenvolvidas por cada membro da equipe. Isso facilita a identificação das funções que devem ser desempenhadas e deixa muitos processos mais fáceis.
A ferramenta também pode ser utilizada na área de gestão de processos, mas seu foco é na parte de negócios. Naturalmente, por conta de seu uso, muitas organizações aplicam essa estratégia para facilitar o fluxo de ações dentro da empresa, mas, para isso, é necessário saber como aplicar.
Matriz RACI – Como funciona
Bem, como dito acima, há diferentes funções para aqueles que estão presentes em um negócio. Essas seguem a forma da RACI. Vamos entender a seguir como funciona a distribuição desse papel;
Responsável “R”
É a letra responsável por designar o dono daquele processo. Assim, é aquele que consegue responder pela performance da atividade, uma espécie de líder para aquele projeto. Assim, sua função é gerenciar as atividades e garantir que exista bons recursos para a equipe que irá executar.
Durante a criação da matriz de responsabilidade, é essencial que seja designada uma pessoa para essa parte. Entretanto, na realização do processo em si, pode acontecer de existir mais de um responsável. Colocar apenas um é a forma correta para que a ferramenta funcione.
Aprovador “A”
Dentro da matriz RACI, o aprovador é aquela pessoa que tem como objetivo atuar avaliando a aprovando os resultados das atividades. Então, de forma mais completa, essa é a pessoa que vai dizer se a atividade foi ou não aceita para aquele que é o responsável da ação no momento. Ele também pode informar toda a equipe.
Algo que pode evitar a recusa é criar um planejamento para um bom gerenciamento da proposta. Por exemplo, na fase inicial, quando ainda não há um projeto bem completo. Também é nessas fases que serão definidos todos os critérios referentes à avaliação do aprovador.
Com tudo isso em mente, fica mais fácil evitar problemas com o cronograma do projeto. A aprovação pode acontecer por mais de uma pessoa também.
Consultado “C”
O consultado é aquele profissional que se torna especialista no assunto que está sendo tratado na atividade. Em resumo, esse é um profissional com conhecimentos e habilidades bem específicas, que podem acabar contribuindo muito para o desenvolvimento do projeto em questão.
Claro, como é preciso alguém de confiança para realizar essa ação, sempre se busca um gestor ou líder de equipe. Isso porque, evidentemente, possuem mais conhecimento na área e, em muitos casos, até mais tempo dentro da organização. Todo o processo da consulta acontece entre o responsável e o consultado.
A mesma regra dita acima funciona aqui também, dentro de uma mesma consulta pode existir mais de um especialista responsável por auxiliar o responsável.
Informado “I”
Por fim, dentro da matriz temos também o informado. Ele é o responsável por realizar ações que dizem respeito a notificação de algumas atividades. Quando alguma atividade acontece, são essas as pessoas que devem ser informadas. Em outras palavras, essas são as pessoas que estão interessadas naquele projeto em específico.
O responsável também deve notificar essa pessoa, mostrando os status de qualquer atividade em curso e também algumas previsões. Tudo isso se soma para mostrar um resultado agradável para o que acontecerá no futuro com o projeto.
A matriz de responsabilidade é uma ferramenta que deve lidar com o informado de diferentes maneiras. Isso porque dependendo do tipo de empresa que estamos falando, os resultados para determinadas atividades são completamente diferentes.
Para que serve a matriz?
Dentro de uma organização é possível ter muita desorganização por conta da falta de informações. Por exemplo, ao criar um projeto, mesmo que ele possua uma boa forma e oportunidades de funcionar, não saber quem será o responsável por cada etapa pode complicar as ações.
Isso fará com que perca tempo procurando informações com quem não sabe de muita coisa. Pois é, mesmo parecendo uma situação bem diferente, acontece dentro das empresas com mais frequência do que imagina.
O objetivo da matriz é tratar exatamente da organização do trabalho. Poucos projetos são desenvolvidos de maneira incorreta quando ela é utilizada porque há uma grande melhoria na comunicação de toda a equipe.
Benefícios da Matriz RACI
Falando um pouco dos benefícios agora, devemos compreender que aqui há muitas vantagens, mas que são aplicadas de maneira diferente, de acordo com o que cada organização busca. Mas, no geral, podemos citar como principais pontos de uma matriz de responsabilidade a:
- Maior facilidade em atribuir responsabilidade, fazendo com que exista maior clareza para a execução do projeto;
- Realizar uma identificação mais rápida de cada pessoa responsável por certa atividade;
- Formalizando papéis, algo que pode ser bastante útil para que existam bons feedbacks sobre cada ação;
- Ajuda a criar uma cultura de maior responsabilidade dentro da empresa, mostrando como cada funcionário deve agir frente a algum projeto.
Em outras palavras, os benefícios estão todos relacionados à qualidade do trabalho.
Como realizar a montagem da matriz
Agora que já sabe mais sobre a Matriz RACI, está na hora de começar a realizar a sua. No geral, é bem simples, mas é interessante saber os elementos necessários para que tenha sucesso nesse tipo de ação e a seguir poderá conferir alguns deles.
Defina as atividades
Quando começar a matriz, precisa também definir as atividades que estão presentes dentro do seu projeto. Isso é claro, pensando que a RACI será a responsável por organizar as ações feitas com base nessas atividades. Geralmente, as empresas realizam essa parte com a ajuda da EAP.
Acaba sendo bem simples e útil. Você realizará uma análise dos trabalhos com clareza com esse sistema e pode ser tudo que precisa para ter um resultado mais abrangente dentro do que é possível.
Após definir bem as atividades, chegou a hora de partir para a outra parte. Agora vamos mapear as partes interessadas no projeto.
Veja quem são as partes interessadas
Bem, todos que são afetados pelo projeto devem ser mapeados. Não apenas os membros da sua equipe, mas qualquer outra pessoa que tenha envolvimento. Essa parte é fundamental para começar a criação da RACI de maneira física porque aqui começará a ser definido quem é o responsável, aprovado, consultado e informado. No entanto, é também necessário saber quais ações tomar aqui.
Como mencionado acima, cada parte da matriz corresponde a um grupo ou uma pessoa em particular. Precisará definir bem com quem ficará cada função. Isso evitará problemas no futuro e trará mais segurança para todos os envolvidos.
Coloque as responsabilidades corretamente
Então, chegamos à parte que realmente demanda tempo e esperteza. Agora é a hora de deixar as responsabilidades bem definidas. A equipe precisa saber o que vai fazer. É aqui também que começará a criar o esqueleto do RACI. Oferece a cada funcionário a oportunidade de ficar em uma letra em específico.
No entanto, saiba também que uma mesma pessoa pode ser atribuída a mais de uma tarefa dentro da matriz. Isso é até comum, mas o ideal é que se busque um resultado que tenha como pauta o trabalho de outros também. Algumas ações podem ser potencializadas por isso.
Faça uma tabela com todas as informações
No final, uma tabela com as informações de tudo que será feito deve ser criada. Cada linha deve conter as atividades que devem ser realizadas, enquanto as colunas contém os nomes ou cargos daqueles que estão envolvidos na atividade. Isso deixa claro que o processo está sistematizado.
Não é preciso muita experiência para fazer isso. Além disso, pode se beneficiar de diferentes estilos de RACI. Por exemplo, em empresas menores é possível notar que, no lugar de colocar os cargos dos funcionários, são inseridas as funções que cada um deve cumprir. Isso deixa o processo mais personalizado e interessante para algumas pessoas.
Conclusão
A Matriz Raci com certeza é muito útil para o processo de organização e planejamento de uma empresa. Não há dúvidas que ela ajuda muito na criação de algo mais complexo e organizado para seus funcionários, por isso é usada em peso. Saber criar uma pode ser de grande ajuda, sobretudo atualmente.
Mesmo possuindo muitos processos, vale a pena entender cada um deles. As letras presentes no acrônimo RACI são a base para que possa aprender como tudo funciona, então tenha em mente que esse conhecimento é essencial.
