Já ouviu falar em uma matriz de priorização? Apesar da palavra “priorização” ser bastante conhecida, nem todo mundo entende como essa matriz irá funcionar. Entretanto, ela é bastante útil e consegue deixar tudo mais simples a partir de poucos passos.
Criar uma matriz de priorização irá deixar muitas ações mais resolutas. Você já deve ter tido a sensação que tudo que tem para fazer é importante. Há muitos momentos em que isso pesa e por conta disso não conseguimos decidir o que é “prioridade”. Essa relação fica ainda mais complexa dentro de uma empresa.
Como é preciso selecionar o que deve ser feito primeiro, muitos acabam gerando diversas ações para tal. Hoje vamos falar exatamente dela e como a matriz de priorização consegue ser tão útil em determinados momentos.
O que é uma matriz de priorização?
Explicando de forma resumida, a matriz de priorização tem o objetivo de facilitar a comunicação de dados sobre aquilo que é prioridade. Sendo assim pode ser facilmente utilizada em processos, projetos e chamados. Também é graças a isso que consegue estabelecer alguns critérios.
A matriz de priorização tem um formato de tabela na grande maioria das vezes. Isso porque é necessário estabelecer quais são as ações mais importantes para se cumprir naquele momento. Não há método correto com relação a essa criação, apenas é fundamental estabelecer a prioridade.
Assim, em quase todas as situações a matriz de priorização tem o mesmo formato. Entretanto, como em cada situação há diferentes informações sobre o que deve ser priorizado, as mudanças acontecem em sua estrutura.
Como utilizar corretamente a matriz?
Na verdade, essa não é uma missão difícil, tendo em vista sua natureza. Em primeiro lugar, a matriz tem como objetivo mostrar resultados que comprometam menos a empresa. Evitando que existam grandes desperdícios ou problemas mais pontuais.
Para tal, ela se cria baseada nos seguintes itens:
1- O que precisa ser priorizado
Em primeiro lugar, para a criação de uma boa matriz há uma necessidade de listar aquilo que deve ser priorizado. Como dito anteriormente, em muitos casos há diferentes ações que merecem nossa atenção e por conta disso não conseguimos identificar aquela mais relevante.
Nessa primeira etapa, tudo que precisa fazer é realizar a criação de uma lista de tudo aquilo que merece uma ação urgente. E, de fato, ao montar a lista já estará criando uma estrutura de priorização. Também pode realizar uma separação da demanda por meio de categorias.
Dito isso, tente estabelecer essa demanda em diferentes listas. Haverá mais organização e consequentemente poderá resolver os problemas de maneira mais rápida.
2- Agora comece a enumerar
Parte fundamental para definir uma prioridade é realizar uma enumeração com os elementos mais importantes. Dessa forma, a maneira mais rápida de conseguir resultados é deixando os critérios ainda mais em evidência, evitando que decisões sejam tomadas antes da hora.
Para a grande maioria das pessoas há pontos claros aqui. A gravidade, urgência, benefício, abrangência, investimento e muito mais. Até porque, essa matriz deve ser criada com base em cada empresa, portanto, deve existir uma definição dentro dessa parte, facilitando muito a gestão.
3- Atribuir uma pontuação
Agora vem o passo mais importante. Seguindo os critérios mencionados acima, é importante que comece a pontuar as demandas. Assim, conseguirá visualizar o que é mais importante para o momento e diminuirá os custos em grandes níveis. Quase sempre dentro dessas matrizes são utilizados números que vão de um a cinco.
Lembre-se, portanto, que cada critério deve receber uma pontuação. Veja quais considera mais relevantes para o desenvolvimento da marca. Apesar de parecer dar trabalho, o fato é que depois da primeira ação ficará muito mais fácil definir aquilo que é mais relevante no momento.
Outra dica que pode ser bastante útil é pedir ajuda para sua equipe, tendo em vista que eles podem ajudar bastante na conclusão. Em outras palavras, quando se tem uma priorização colaborativa a organização ganha maior destaque.
4- Montando uma tabela com as informações
Agora você precisa montar uma tabela com as informações coletadas para que então consiga visualizar suas principais necessidades. Essa etapa é de muita importância porque nesse momento está passando todo o escopo do projeto para o papel. Dito isso, é recomendável que se trabalhe com um aspecto visual.
Realizando essa ação, para facilitar os próximos passos, poderá realizar uma tabela. O modelo utilizado é com linhas que representam as demandas e as colunas com os critérios. Depois disso, basta incluir a pontuação.
5- Faça associações com as pontuações
Agora finalmente começamos a associar as pontuações. Lembre-se que aqui o mais importante é manter o padrão. A Matriz de Priorização foca no lado lógico de acordo com os critérios pré estabelecidos. Sendo assim, tente não envolver o emocional e tomar uma ação como mais importante que outra por conta própria.
Mas, as pontuações podem sofrer com diferentes variações aqui. Em primeiro lugar porque geralmente elas estão relacionadas a várias formas de cálculo. Você pode multiplicar, dividir ou somar. Então, isso ficará a seu encargo!
Mas, saiba que essa variação no cálculo das pontuações está totalmente ligada ao tipo de matriz utilizada. Falaremos um pouco mais sobre elas ainda neste texto.
6- Faça a montagem dos rankings
Claro, depois dos cálculos você terá que montar um ranking com todas as demandas. Nesse momento mantenha seu foco apenas em observar aqueles que possuem maior pontuação e destacar eles. Assim poderá associar corretamente do maior número para o menor número.
Acontece também de uma demanda empatar com a outra. Aqui precisará trabalhar com alguns critérios extras para desempatar. Afinal de contas, você não conseguirá realizar as duas ao mesmo tempo sem se complicar.
Em algumas organizações há mais complexidade. Por conta disso, existe a possibilidade de ser apresentado o ranking calculado e também o ranking forçado. Esse último funciona como uma revisão do primeiro, vista por uma comissão específica para isso!
Quais tipos de matriz de priorização
Bem, como prometido vamos falar um pouco mais sobre os diferentes tipos de matrizes. De fato, existem muitos, aqui focaremos nos principais. Mas, saiba que um dos básicos é a Matriz de priorização BÁSICO. Ela considera seus próprios critérios, como o benefício para a organização, abrangência dos resultados, investimentos necessários e afins.
Perceba aqui que ela foca bastante em benefícios, facilidades na gestão e afins. Isso viabiliza algumas ações e deixa alguns critérios com maior pontuação. Mas também é fundamental compreender que ela não consegue resolver tudo!
Por esse motivo, podemos contar com mais 3 tipos de matrizes que são interessantes para o desenvolvimento do negócio.
Matriz GUT
Essa aqui se baseia em critérios bem específicos. “GUT” representa: gravidade, urgência e tendência. Essas são as características mais marcantes. Veja aqui que a diferença para o modelo BASICO é fácil de associar. Quando se busca resolver problemas sérios para a empresa pode se utilizar ela com mais frequência.
Mas não serve apenas para isso! Para aquelas organizações que já possuem um grande nível de maturidade também podemos pensar na velocidade para cumprir com a demanda. Sim, isso facilita bastante!
Pense também que, apesar de representar apenas 3 critérios, eles podem variar de 1 a 5 em pontuação. Gravidade, tempo e tendência possuem características diferentes, portanto, tenha total atenção nessa parte.
Matriz RICE
Agora partimos para outra que se baseia apenas em 4 critérios. O número de pessoas que será afetada pela demanda, o impacto daquela ação, o nível de confiança no resultado e também o tempo para conseguir realizar todo o progresso naquela demanda em específico. Lembre-se que aqui também é considerado o jogo de pontos de acordo com o critério.
Esse modelo pode ser considerado um pouco mais técnico tendo em vista que considera porcentagem. Também há uma alteração na forma de calcular a pontuação aqui, geralmente se multiplica para chegar a um resultado. Os números são bem diferentes.
Quando desejar criar uma tabela como essa, pense bastante em como fará para que ela represente algo definitivo. Pode, por exemplo, contratar uma equipe específica para fazer isso.
Matriz 4×4
Por último temos a matriz 4 x 4. Ela irá levar em consideração apenas dois critérios, mas eles podem ser escolhidos de acordo com quem vai montar a matriz. Quase sempre se leva em consideração o custo-benefício, urgência, importância, esforço e também o impacto. Aqui as notas são atribuídas de 1 a 4.
E, para deixar tudo ainda mais visual, a partir das informações mostradas se torna possível criar uma imagem que se baseia em gráficos. Um plano cartesiano com quadrantes bem definidos.
Para que tenha um exemplo mais claro, podemos imaginar uma demanda que possui cerca de 3 benefícios e 1 de custo. Ela deve ser realizada o quanto antes porque oferece maior oportunidade de crescimento para aquela organização.
Essa priorização acontece em diferentes âmbitos. Tenha sempre em mente que priorizar é deixar de fazer uma coisa para fazer outra. Aquilo que irá fazer deve ser benéfico para a empresa no momento. Por isso tantas matrizes diferentes.
Conclusão
Agora você já conhece o bastante sobre as matrizes de priorização. Como mencionado acima, há muitos pontos na criação dela. Entretanto, com o passar do tempo ficará mais fácil realizar todos os processos. Até porque já terá um modelo bem desenvolvido para seu negócio.
É claro, as demandas são sempre diferentes! Por esse motivo recomenda-se a criação de mais matrizes, com diferentes focos. Talvez não seja necessário para uma organização pequena, mas geralmente os grandes negócios carregam diferentes demandas que se mostram mais adaptáveis a critérios diferentes.
