O Termo de Abertura do Projeto, conhecido como TAP ou Project Charter, é um documento essencial na gestão de projetos. Ele pode ser utilizado por empresas de todos os tamanhos e em diferentes setores, desde pequenos empreendimentos até grandes corporações.
O TAP é uma ferramenta poderosa para garantir o sucesso do projeto, independentemente de sua natureza ou complexidade.
O Termo de Abertura do Projeto é uma ferramenta fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento. Ao compreender seus benefícios, funções, elementos essenciais e consequências da falta dele, bem como seguir algumas dicas para começar, você estará preparado para planejar, executar e entregar projetos de forma eficiente e eficaz.
Neste artigo vamos explorar tudo sobre o termo de abertura do projeto, continue lendo…
Os benefícios do termo de abertura do projeto (TAP) ou Project Charter
O TAP traz uma série de benefícios para todas as partes envolvidas no projeto.
Um termo de abertura do projeto, ou Project Charter, é um documento essencial que estabelece as bases para a execução de um projeto. Ele fornece clareza e alinhamento ao definir o propósito, os objetivos e o escopo do projeto, garantindo uma compreensão compartilhada entre todas as partes interessadas.
Além disso, o termo de abertura atribui autoridade e responsabilidade à equipe do projeto, fornecendo uma base para a tomada de decisões e governança adequada.
Ele também facilita a comunicação ao ser compartilhado com todas as partes interessadas, e serve como referência para o controle e monitoramento do progresso do projeto, permitindo ajustes e correções quando necessário.
Ou seja, o termo de abertura do projeto é uma ferramenta essencial para iniciar, gerenciar e garantir o sucesso de um projeto.
Os elementos importantes de um termo de abertura do projeto
Um TAP completo deve conter informações essenciais, como o resumo do projeto, a justificativa, o escopo, os objetivos SMART (Específicos, Mensuráveis, Atingíveis, Relevantes e Temporais), os riscos e as restrições, a equipe e suas responsabilidades, os marcos importantes, o cronograma, o orçamento e as métricas de sucesso.
Veja agora alguns dos elementos importantes que geralmente estão presentes em um termo de abertura do projeto. Mas, a estrutura e os detalhes específicos podem variar dependendo da organização e do tipo de projeto:
- O termo de abertura deve incluir um título conciso e uma descrição clara do projeto, resumindo seu propósito e contexto.
- É fundamental estabelecer os objetivos específicos e as metas mensuráveis que o projeto pretende alcançar. Essas declarações devem ser claras, realistas e alinhadas com as necessidades e expectativas das partes interessadas.
- O escopo define os limites e as fronteiras do projeto. Ele descreve os principais produtos ou serviços a serem entregues, as funcionalidades incluídas e excluídas, bem como as restrições e suposições relevantes.
- Identificar as partes interessadas é crucial para garantir uma compreensão clara de quem será afetado pelo projeto e quais são suas expectativas. Isso inclui a equipe do projeto, patrocinadores, clientes, usuários finais e outras partes envolvidas.
- O termo de abertura deve fornecer uma visão geral do cronograma do projeto, incluindo as principais datas de início e conclusão, bem como os marcos importantes ao longo do caminho. Essas informações ajudam a acompanhar o progresso e a definir expectativas realistas sobre a entrega do projeto.
- É importante identificar os recursos necessários para executar o projeto com sucesso. Isso inclui recursos humanos, como membros da equipe e especialistas, recursos financeiros, materiais e tecnológicos.
- Definir critérios claros para o sucesso do projeto é essencial. Isso pode incluir indicadores de desempenho, metas quantitativas ou qualitativas e outros parâmetros que serão utilizados para avaliar se o projeto foi concluído com êxito.
O que acontece quando o projeto não tem um termo de abertura do projeto
A ausência de um TAP pode levar a diversos problemas durante o projeto. A falta de clareza nos objetivos e requisitos pode resultar em desalinhamento e conflitos entre as partes interessadas.
Além disso, a falta de uma estrutura definida e de um planejamento sólido pode levar a atrasos, orçamentos estourados e baixa qualidade das entregas.
Por onde começar o termo de abertura do projeto?
Para iniciar um TAP, é importante reunir todas as partes interessadas, realizar uma análise detalhada do projeto, definir claramente os objetivos e requisitos, estabelecer uma estrutura organizacional eficiente, elaborar um cronograma realista, identificar e gerenciar os riscos, além de obter a aprovação do TAP antes de iniciar a execução do projeto.
Você pode iniciar organizando as informações através de um texto simples ou um mind Map
Se você optar por utilizar um texto estruturado para o termo de abertura do projeto, deixe a organização linear e sequencial das informações, facilitando a leitura e a compreensão por parte das pessoas envolvidas no projeto.
Além disso, o formato de texto permite fornecer detalhes mais aprofundados e explicar conceitos de maneira abrangente, o que é útil para transmitir informações específicas e detalhadas, como requisitos técnicos.
O formato de texto é amplamente utilizado em ambientes corporativos e é considerado um formato padrão para comunicação formal, sendo ideal para compartilhar o termo de abertura com pessoas familiarizadas com documentos formais.
Ambas as abordagens têm suas vantagens e podem ser igualmente eficazes, mas as vantagens de usar um MindMap são maiores visto que melhora a visualização e conexões entre os elementos do termo de abertura do projeto.
O Mind Map permite uma organização não linear das informações, facilitando a compreensão das inter-relações. Além disso, a flexibilidade do mind map permite adicionar, mover ou modificar informações com facilidade, proporcionando uma visão geral do projeto de forma ágil.
E mais, a natureza visual do mindmap também estimula a criatividade e a geração de ideias, possibilitando o uso de cores, ícones e outras representações gráficas para melhorar a compreensão e facilitar a memorização das informações.
