Geralmente eles são aplicados em projetos do tipo multidisciplinares, e para que você entenda como estruturar um cronograma integrado é importante que você conheça o que é um cronograma de projeto.
Além disso, é importante também que você tenha noção do papel de um cronograma no gerenciamento de projetos, os tipos de cronogramas existentes, os motivos para que você monte um cronograma e como montar um.
Após entender todo o processo, é possível entender melhor como estruturar um programa integrado, além de outras informações como a duração das atividades e possíveis erros que podem acontecer em um cronograma de projeto.
O que é um cronograma de projeto?
É muito importante definir de forma clara o que é um cronograma de projeto, apesar do termo ser muito utilizado em ambientes empresariais.
Sendo assim, podemos afirmar que ele é um documento que apresenta uma relação de todas as atividades relacionadas a um determinado projeto.
Dessa maneira, o cronograma do projeto marcará datas de começo assim como de finalização, além de apresentar a relação de dependência entre as atividades, determinando qual delas depende de outras.
O cronograma também especificará quais os recursos serão utilizados para que se possa alcançar os objetivos do projeto.
Um cronograma permite que o projeto seja dividido em uma linha de tempo, auxiliando assim o gestor e demais responsáveis pelo projeto a terem uma visão ampla de tudo que é preciso para atingir a meta principal.
Assim, com o cronograma é possível entender melhor a quantidade gasta de recursos, além de poder definir quando será possível entregar o projeto concluído.
O papel do cronograma no gerenciamento de projetos
Agora que entendemos de maneira mais clara o que realmente é um cronograma, chegou a hora de saber qual é o real papel do mesmo no gerenciamento de um determinado projeto.
Dessa maneira, podemos afirmar que a principal função de um cronograma de projeto é dar a garantia em relação ao cumprimento de questões que estão relacionadas às tarefas que deverão ser executadas.
O papel mais amplo do cronograma é auxiliar na finalização do projeto de forma que o mesmo possa estar pronto até a data determinada para o encerramento.
Sendo assim, podemos dizer que o interesse principal é proporcionar a garantia de que questões relacionadas a prazos e entregas serão cumpridas.
O cronograma também tem um papel importante no que diz respeito a atrasos, evitando os mesmos, sendo que esse tipo de acontecimento pode gerar um grande desperdício de recursos financeiros, técnicos e também humanos.
Dessa forma, o cronograma de projetos serve como uma ferramenta de orientação para que o gestor tenha uma maior clareza do que deve ser feito, assim como em que momento, determinada atividade deve ser realizada.
O cronograma costuma ser desenvolvido pelo próprio gestor de projetos em conjunto com os responsáveis pela realização das atividades.
Tipos de cronogramas
Depois de entender qual é o papel de um cronograma na realização de atividades de um projeto, é importante você conhecer os tipos de cronogramas existentes para determinar qual é o mais adequado para o seu projeto.
Sendo assim, para que o planejamento seja elaborado de forma correta, principalmente em relação a prazos, é muito importante entender que não existe somente um tipo de cronograma.
Um dos tipos de cronogramas mais famosos é o Diagrama de Gantt, onde o mesmo ajuda a observar a interdependência de tarefas, porém, mostrando a ordem na qual deve ser executada.
Já o cronograma físico-financeiro irá ajudar o gestor a comparação entre a entrega de tarefas aos custos que serão realizados.
Dessa forma, é possível entender se o orçamento é adequado, assim como, se possíveis atrasos podem causar algum tipo de custo a mais.
Em relação ao cronograma na forma de linha do tempo, é possível utilizá-lo em momentos onde várias tarefas devem ser executadas em diferentes momentos, mesmo que sem uma maior interdependência ou integração.
No que diz respeito ao cronograma de milestones, o mesmo auxilia na divisão de objetivos maiores para que esse seja entregue em partes menores, melhorando assim o seu controle.
Existem muitas versões de cronogramas, por isso o ideal é entender melhor o que cada um oferece com o objetivo de utilizar o mais adequado.
Motivos para elaborar um cronograma
O cronograma é uma representação visual que te auxilia na visualização mais clara de atividades que devem ser desempenhadas dentro de um projeto.
Essa ferramenta tem o poder de te ajudar a checar as interdependências de cada tarefa, desenvolvendo assim alternativas para que a entrega seja otimizada.
Elaborando um cronograma de projeto você consegue mapear os pontos de tensão, analisando os aspectos nos quais a equipe terá que ter uma atenção maior para não prejudicar os prazos e para que as entregas se mantenham de acordo com os planos iniciais.
Por ser uma ferramenta de gestão, o cronograma de projeto tem como objetivo auxiliar tanto o gestor como os demais integrantes da equipe a medir o próprio desempenho, buscando alternativas eficientes e rápidas para o desenvolvimento de soluções.
Para que você entenda melhor os benefícios de elaborar um cronograma de desempenho, separamos alguns benefícios que o mesmo proporciona.
Consegue fazer a estimativa de tempo em cada atividade
Essa ferramenta, que também é um documento, tem a capacidade de estimar o tempo necessário para a realização de cada atividade.
Isso fará com que o seu planejamento seja mais confiável, além de que se tenha um crescimento das taxas de sucesso no que diz respeito a iniciativas em um plano como o todo.
Acompanhamento do desempenho do time
De acordo com as informações que estão dispostas em um cronograma de projetos, além das alterações dos status realizadas pela equipe, é possível fazer cálculos do que está sendo gasto em cada atividade, assim como em relação ao desempenho do time.
Esse acompanhamento é essencial para que uma análise seja feita e possíveis intervenções também ocorram nesse processo.
Alocação de recursos de forma mais adequada
Com um bom cronograma de projeto, é mais fácil o gestor observar o momento em que o colaborador estará disponível para realizar uma próxima atividade.
Com essa alocação de recursos principalmente o humano de forma mais eficiente, é possível agilizar os processos e prazos.
Aumento geral de eficiência
Com um cronograma de projetos, é possível uma maior contribuição para a performance individual assim como geral das tarefas realizadas no projeto.
Acompanhamento do progresso do projeto
Com o cronograma de projeto, o gestor vai poder acompanhar todo o progresso, ou seja, vai conseguir visualizar todos os detalhes assim como as atividades como um todo.
Além disso, ele tem como acompanhar quais são os recursos que são aplicados no momento e os que posteriormente serão utilizados para a otimização de tempo e redução de custos para a empresa.
Reduz o atraso na entrega do projeto
O cronograma também auxilia na redução de possíveis atrasos na entrega das atividades que estão sendo realizadas, permitindo uma antecipação de prováveis desvios, além de correções para que as entregas sejam mais efetivas.
Atualiza os colaboradores em relação ao projeto
O cronograma do projeto permite que todos os envolvidos no mesmo possam fazer o acompanhamento de todas as atualizações das atividades que estão sendo realizadas, proporcionando uma comunicação bem mais eficiente.
Como montar um cronograma de projetos
Por mais que existam muitas ferramentas que ajudem na construção do cronograma de projetos, o recomendado é que essas ferramentas já estejam integradas com o projeto em si.
Dessa maneira, para que você possa montar um cronograma de qualidade é importante que você siga alguns passos que iremos apresentar a seguir:
- Defina o escopo do projeto, uma vez que o mesmo nasce a partir das primeiras determinações do que deverá ser feito;
- Faça a definição dos clientes e fornecedores em todas as atividades que serão realizadas;
- Construa uma EPA (Estrutura Analítica do Projeto), uma vez que ela representa todo o escopo em tarefas que forma o projeto em si;
- Tenha cuidado com o sequenciamento correto das atividades;
- Separe marcos intermediários (milestones) do cronograma das atividades;
- Faça a estimativa da duração de atividades;
- Faça a otimização do tempo de duração de cada atividade;
Como estruturar um cronograma integrado
Depois de entender como montar um cronograma de projeto, chegou a hora de você saber como fazer um cronograma integrado.
Sendo assim, monta-se um cronograma-macro refletindo as necessidades do negócio tanto na forma de deliverables e também de marcos intermediários (milestones), agregando todos os sub-cronogramas.
Após essas etapas deve-se definir o cronograma integrado através de algumas etapas:
- Montar o plano geral: com atividades nos níveis gerenciais, e subdividido em sub-projetos;
- Fazer a definição de sub-milestones;
- Fazer a definição das entregas;
- Definir as dependências, ou seja, o que um subprojeto precisa em relação a outro para a sua execução;
- Executar um projeto de interações, ou seja, de integração entre as atividades, checando para ter um plano sólido;
Prevendo a duração das atividades
É muito importante também prever e determinar a duração de cada atividade, isso é claro, considerando a dificuldade de cada uma.
Para fazer isso, uma dica é utilizar como base projetos anteriores que sejam semelhantes para que você possa definir qual será realmente o tempo necessário.
Erros em um cronograma de projeto
Alguns erros que podem ser cruciais em um cronograma de projeto são:
- Não atentar-se a sequência de atividades;
- Não se comunicar de maneira eficiente;
- Fazer alterações no escopo original do projeto;
- Delimitar prazos muito curtos que não possam ser cumpridos;
- Não fazer a especificação dos recursos utilizados;
- Fazer uma definição de prazos muito longos, gerando altos gastos e a procrastinação da equipe;
- Não atentar-se aos riscos;
- Não considerar a agenda da equipe;
Essas são algumas considerações e dicas de como você pode estruturar um cronograma de projetos e também um cronograma integrado.
