Você tem ideia de como fazer um plano de ação? Ele é essencial para que as empresas possam atingir as suas metas e objetivos, além de obter os melhores resultados.
Para que você possa entender melhor como fazer um plano de ação, é essencial que se entenda o que realmente ele é, para que ele serve, a importância do mesmo, e como você deve montar um plano de ação.
Como fazer um plano de ação
Para que a sua empresa possa desenvolver projetos que tenham sucesso, é essencial que o negócio tenha um bom plano de ação.
Sendo assim, para que você consiga atingir os objetivos da empresa, é essencial montar essa estrutura de planejamento estratégico.
Por ser um desafio para muitas pessoas que gerenciam os negócios, é comum que o plano de ação fique negligenciado.
É muito importante que na hora da criação do plano de ação seja desenvolvido um passo a passo com tarefas específicas, prazos, cronogramas, metas e muitos outros elementos que devem compor o plano de ação.
Para que você entenda melhor como desenvolver esse plano, separamos algumas informações abaixo que poderão te ajudar no entendimento.
O que é um plano de ação
Ele nada mais é que uma ferramenta utilizada principalmente quando a empresa está fazendo planejamento e a execução de algumas tarefas que são importantes para que se possa atingir um objetivo.
O plano de ação também é muito conhecido como plano atividade ou de trabalho, sendo ele uma importante ferramenta para uma melhor produtividade e otimização de todas as equipes envolvidas.
Pode-se dizer que o plano de ação tem como principal objetivo fazer a descrição de cada um dos setores que fazem parte do projeto em si.
Dessa maneira, podemos dizer que um plano de ação tem como objetivo descrever as ações que devem ser executadas em cada etapa do projeto.
Os principais elementos de um plano de ação, são:
- O objetivo geral;
- As metas;
- As listas de ações e tarefas que devem ser realizadas;
- A determinação de datas de início e fim de cada atividade;
- Os recursos financeiros;
- Os responsáveis pelas ações;
- O escopo de cada uma das atividades que serão exercidas;
- A lista de eventuais riscos;
- E os planos de contingência;
É importante ainda ressaltar que alguns desses são itens gerais, mas indispensáveis quando estamos falando de um plano de ação.
Sendo assim, é muito importante que os mesmos sejam adequados à realidade tanto do negócio como também do plano de ação em si.
Vale ressaltar que cada item deve receber a atenção adequada, uma vez que, com essa postura as chances da estratégia se tornar bem sucedida são maiores.
Para que serve um plano de ação
Agora que você entendeu melhor o que é um plano de ação, é essencial que você compreenda de forma clara para que ele serve.
Sendo assim, podemos afirmar que o mesmo tem como objetivo organizar assim como direcionar as ações que são necessárias para o alcance de um resultado que pode ser um serviço, solução de algum problema ou projeto, claro que a partir de um prazo estipulado.
O plano de ação dá a possibilidade de tomar todas as decisões antes mesmo que elas sejam colocadas em prática e dessa maneira poderia garantir uma maior taxa de acerto, além de possibilitar, caso necessário, a correção prévia de possíveis problemas.
A ferramenta poderá ser utilizada por pessoas que desejam atingir metas pessoais ou por empresas que necessitam de um investimento em soluções que são mais complexas.
Além disso, ele dá a possibilidade de quem está executando o projeto, possa seguir uma sequência bem mais clara de tarefas delimitadas previamente fazendo com que a concretização dos objetivos seja mais rápida.
Para que você entenda melhor para que o plano de ação serve, separamos os objetivos dos mesmos para que você possa se familiarizar.
Sendo assim, podemos afirmar que um plano de ação tem como principais objetivos:
- Fazer a definição assim como o esclarecimento a respeito dos objetivos de um projeto, serviço, solução de um problema ou ação;
- Fazer a identificação, assim como a designação das atividades que devem ser realizadas;
- Fazer a estimativa dos recursos que serão necessários;
- Fazer o estabelecimento de prazos que sejam adequados para que cada atividade ou ações sejam concluídas;
- Possibilitar que seja feito o controle de ações e atividades;
Agora que você entendeu o que ele é e para que ele serve, é essencial que você entenda de forma clara qual é a importância de um plano de ação, seja para projetos pessoais ou para uma empresa.
A importância de um plano de ação
Fazer um plano de ação é essencial para entender o realmente deve ser feito, além de compreender quais são as verdadeiras prioridades em cada etapa do projeto.
Sendo assim, podemos afirmar que um plano de ação irá te ajudar a estabelecer as prioridades através de um cronograma e também das metodologias corretas.
O plano de ação ajuda o gestor a proporcionar uma maior produtividade no decorrer de todas as etapas do projeto.
Pode-se dizer que o plano de ação é muito importante para que os objetivos assim como as metas possam ser colocadas em prática.
Além disso, é possível fazer a coleta, assim como a análise de dados, e também propor soluções que farão com que o nível de produtividade se eleve.
Essa ferramenta também serve para que você possa planejar e fazer a análise contínua de algumas ações estratégicas, podendo até mesmo adicionar KPIs (indicadores de desempenho) em seu histórico, assim como no seu progresso.
Sendo assim, caso você tenha a intenção de atingir um objetivo de forma eficiente e rápida, a melhor alternativa é fazer o planejamento através do plano de ação.
Dessa maneira você conseguirá ter mais clareza e uma visão melhor do que fazer para que a tomada de decisão relacionada a sua empresa seja mais assertiva.
Com isso, por mais que você realize um planejamento simples, ele te proporcionará mais chances de atingir os objetivos sejam eles pessoais ou da empresa de maneira mais efetiva.
Depois de entender a importância de um plano de ação, é chegada a hora de conhecer melhor as metodologias que poderão ajudar na criação dessa ferramenta tão importante para a execução de um projeto.
Metodologias para criar um plano de ação
Você já entendeu que um plano de ações além de ser muito importante para o projeto, precisa estar de acordo com a realidade da empresa e também com os objetivos.
Dessa maneira, é importante que se conheça as metodologias que são necessárias para que se possa criar um plano de ação adequado a cada realidade.
Por isso, separamos as três metodologias mais utilizadas para auxiliar no processo decisório. São elas: 5W2H, Diagrama de Ishikawa e PDCA.
Com o conhecimento relacionado às 3 metodologias, é possível escolher a que mais se adequa a realidade da empresa, além de ter a possibilidade de mesclar mais de uma metodologia na estratégia.
Porém, é importante ter um conhecimento mais amplo para que a mistura de estratégias não confunda a análise assim como os resultados.
Sendo assim, conheça as principais metodologias:
5W2H
Essa metodologia tem essa sigla por conta das sete perguntas que orientarão o gestor a desenvolver essas atividades, sendo 5 Ws e 2Hs.
Os 5Ws:
What?: O que?
Why?: Por que?
Where?: Onde?
Who?: Quem?
When?: Quando?
Os 2 Hs:
How?: Como?
How Much?: Quanto?
Essas perguntas irão orientar as tarefas que deverão ser realizadas, fazendo assim com que o plano de ação seja uma espécie de mapeamento de atividades.
Diagrama de Ishikawa
O diagrama relaciona os resultados que não foram esperados com todos os motivos que contribuíram para que tal resultado ocorresse.
Sendo assim, a metodologia auxilia na organização e na análise de possíveis causas que determinam um resultado.
PDCA
O ciclo PDCA, ou mais precisamente Plan, Do, Check ,Act que em português significa planejar, fazer, checar e agir, é um método que propõem a interação de gestão.
Ele tem como principal objetivo através de planos de ação, organizar as tarefas que deverão ser realizadas na empresa.
Como montar um plano de ação
Agora que você conheceu as principais metodologias para criar o plano de ação de acordo com as necessidades de sua empresa, vamos explicar de forma detalhada o que você deve fazer para montar um plano de ação.
Definir de forma clara os objetivos
Para montar um plano de ação bem estruturado, é necessário que você considere os objetivos da empresa de forma que os mesmos sejam bem claros e atingíveis.
Nesse momento, é importante criar ou obter os elementos de um planejamento estratégico que possam guiar as ações incluindo a Missão, a Visão e os Valores.
Metas mensuráveis
É importante também que você torne as suas metas mensuráveis de tal forma que seja possível analisar se as mesmas podem ser atingidas ou não.
Faça a lista das tarefas que devem ser realizadas
Outra coisa que deve estar contida no plano de ação é uma lista de todas as tarefas que serão realizadas durante o projeto, para que todas as etapas estejam claras e com o objetivo bem definido.
Tenha prazos bem estabelecidos
Para que um plano de ação tenha eficiência é muito importante estabelecer prazos bem claros para cada tarefa que for realizada, assim como o início e o fim do projeto.
Além dessas etapas, para que um plano de ação tenha qualidade, é essencial que você ou o gestor da empresa:
- Delegue as tarefas que devem ser realizadas;
- Desenvolva uma representação visual do plano;
- Faça a previsão de situações de risco, estruturando um plano de contingência;
- Faça o monitoramento de todas as ações que estão em andamento;
Com essas dicas é possível desenvolver um bom plano de ação para o seu projeto de vida ou da empresa.
