Atualizações são sempre importantes para a realização de projetos. Quando uma empresa pensa no seu crescimento deve imaginar maneiras de o realizar. Por isso, os processos de negócios envolvem tanto o que deve ser feito como também a maneira que será realizada.
Quando há uma desatualização encontramos problemas para terminar aquele objetivo. Assim, em muitos casos a expectativa não é tão alta. O que pode ser feito para evitar essa desatualização?
Bem, a resposta pode ser muito simples, mas a execução nem sempre… Por isso, atualmente, se conta com alguns recursos que podem ser extremamente valiosos para cumprir tal objetivo. Um dos principais com toda certeza é o AS-IS/TO-BE. Mas muitos ainda não conhecem essa sigla.
O que é o AS-IS/TO-BE?
Representa mais uma das fases do BPM. O Processo de Gerenciamento de Negócios possui muitas informações que devem ser consideradas. Seu objetivo, é claro, é promover a melhoria do negócio de tal forma que exista organização na realização das etapas. Tudo precisa acontecer da maneira mais adequada possível.
Primeiramente precisamos entender o AS-IS. Costuma ser relacionado a observação de como determinada empresa realiza seus processos durante determinado período de tempo. Em outras palavras, é uma análise. Portanto, também é conhecido como Análise de Processos.
Por sua vez, a AS-IS representa uma etapa anterior à parte de melhorias. Aqui, todos os processos são descobertos e analisados. Tanto o processo primário como os processos de gerenciamento podem ser destrinchados aqui.
Quando se entra na parte de melhorias, ou também TO-BE a visão é completamente diferente. Essa parte também pode ser chamada de “Desenho de processos”. O objetivo dela é muito simples, propor algumas melhorias para aqueles processos que já existem.
Pode ser uma área bastante abrangente, sendo assim, um estudo aprofundado é um requisito básico.
Quando o AS-IS/TO-BE é vantajoso
Claro, as situações são diferentes para as empresas. Cada organização pode ver uma vantagem ou desvantagem de acordo com o período em que está sendo realizada a ação. Abaixo vamos destacar algumas dessas situações e mostrar porque utilizar o AS-IS/TO-BE.
Atualização do planejamento estratégico
Claro, quando falamos de planejamento estratégico estamos falando de reflexão. A estratégia irá ditar como algum projeto será realizado, diminuindo custos ou até mesmo o tempo em que ele será finalizado. Assim, se perceber que alguma estratégia não está atuando bem com o projeto, pode ser o momento ideal para realizar uma melhoria nos processos.
Na primeira etapa “AS-IS”, há uma identificação das partes que são mais importantes para que a estratégia tenha alinhamento com o processo. Já na segunda parte, temos uma visão aprofundada. Uma alteração completa no processo pode ajudar muito para que os resultados sejam mais visíveis e adequados à estratégia.
Queda da performance organizacional
Uma das outras causas de problemas na organização é a queda de desempenho organizacional. Portanto, seguir uma estratégia como a AI-IS/TO-BE, deve ser vista como algo extremamente recomendável, evitando dispersões exageradas e até a utilização de métodos que não geram resultados.
Graças a essa estratégia há possibilidades de obter informações para que os problemas sejam detectados e debatidos antes. Por fim, você consegue realizar uma remodelagem dos processos, que por sua vez evita muitos problemas no futuro.
Aquisições de novas tecnologias
A cada dia que passa novas tecnologias são incluídas. Com a internet o acesso a elas fica cada vez mais rápido. Aquelas instituições que não aderem, podem ficar para trás de maneira muito rápida. Lembrando que isso é algo que pode envolver diferentes locais.
No entanto, uma das dúvidas que surgem com frequência é se aquele projeto realizado realmente está trazendo algum benefício para a empresa. Até porque a tecnologia precisa ser bem instalada para que os resultados sejam maximizados.
Graças a AI-IS/TO-BE, hoje você pode contatar com um sistema para verificar isso. Seguindo algumas etapas é possível ter uma visibilidade bem interessante sobre como a tecnologia atua nos processos. Dessa forma, tudo é baseado em suposições ou desejos.
Abaixo vamos entender com mais detalhes um pouco sobre a natureza da aplicação da estratégia AI-IS/TO-BE nas empresas.
Entenda o negócio
Bem, antes de começar a mapear os processos é fundamental realizar algumas outras ações. Algumas pessoas consideram de suma importância relembrar sua cadeia de valor. Assim, terá uma visão completa do que a empresa faz e como as atividades conseguem gerar produtos ou serviços eficientes para a empresa.
Relembrar disso é fundamental! Até porque algumas alterações realizadas pelo AI-IS/TO-BE podem alterar drasticamente a missão da empresa, o que não é algo legal. Essa etapa pode ser considerada muito fácil e geralmente é utilizada por aqueles que não sabem por onde começar.
Definir metodologias
Quando se trata de um projeto tão elaborado, devemos pensar no seu planejamento o quanto antes.
É importante que consiga definir os objetivos, metas e indicadores do processo para garantir uma boa estratégia de execução. Além disso, depois de planejar o projeto precisará manter uma rotina de monitoramento, para avaliar possíveis problemas que possam surgir. Não hesite em fazer qualquer correção, elas são básicas.
Após isso, basta escolher com atenção a metodologia que será utilizada. Existem diferentes técnicas que podem ser utilizadas para melhorar o desempenho de um processo. As ações podem ser resumidas em:
- Observação: o momento para ter total atenção nos procedimentos que devem acontecer e as impressões sobre eles;
- Entrevistas: Uma conversa qualitativa com usuários chaves;
- Questionários: que se baseia na aplicação de uma lista de perguntas padrão para determinada quantidade de colaboradores;
- Design Thinking: Um conjunto de práticas que tem o objetivo de encontrar soluções criativas para determinados problemas.
A escolha dos métodos utilizados depende bastante da empresa, assim, aqueles que realizam a avaliação devem considerar aquilo que se aplica melhor dentro do contexto da sua empresa.
Colete o máximo de informações
Informações são o básico para conseguir criar estratégias bem direcionadas. Quando falamos disso, precisamos novamente pensar na cadeia de valor e como alguns processos se adequam a ela. Também é preciso compreender o sistema necessário para suportar aquela ação.
Nessa etapa, os participantes do processo também devem participar. Devem oferecer o máximo de conhecimento de acordo com suas práticas. É claro, entender o que o funcionário deseja passar também é um ponto extremamente importante nesse momento.
Análise e documentação
Para conseguir gerar uma boa documentação é preciso refletir algumas questões. Afinal de contas, transformar as informações coletadas em conhecimento útil representa uma das etapas mais relevantes.
Toda essa parte de reflexão com relação às indagações está completamente ligada à criação da documentação. Também podemos destacar que neste momento estamos tratando do AS-IS.
Lembre-se também de tentar não misturar as aplicações. Em algumas organizações é comum que exista confusão entre AS-IS e o TO-BE. Por esse motivo, é tão importante que essa etapa seja rápida.
Proponha melhorias
Bem, aqui além de propor melhorias para o projeto, também é o momento em que deve redesenhar. Todas as etapas acima diziam respeito ao AS-IS. Agora devemos partir para o To-Be. Esse, por sua vez, está completamente relacionado à melhoria de processos e por conta disso revisões são bem comuns.
Sempre há necessidades de melhorias. No entanto, quando for realizar algo assim, tenha em mente que a maneira mais rápida e eficiente é não buscar informações completas demais. O processo criado de maneira simples terá fácil compreensão e quanto mais simples, melhor.
Ah, precisamos destacar também que o nível de detalhes do projeto dependerá diretamente dos objetivos, que foram definidos na etapa 2. Recomenda-se utilizar uma notação para tal, até porque isso facilitará ainda mais a comunicação e irá gerar um resultado grandioso em pouco tempo.
Validação da nova versão
Bem, agora que já fez pequenas melhorias, deve validar essa alteração. Pense que, mesmo com a mudança, alguns membros da organização podem não ficar satisfeitos com ela. Isso gera problemas na comunicação e atraso nas entregas. As alterações também devem ter base na política da empresa.
A fase de validação se torna importante porque caso não exista um consentimento da maioria, a alteração no processo não irá acontecer. Terá que realizar novas alterações para que tudo esteja de acordo.
Mas lembre-se também que as melhorias devem acontecer de forma lenta. Há sempre oportunidades para desenvolver algo mais.
Faça a implementação e monitoramento
Pronto! Depois dessas etapas basta realizar a implementação. O novo processo deve começar na empresa. Mesmo que ocorram alguns problemas, saiba que a adequação deve acontecer. Caso tenha feito todos os processos pensando em como a organização funciona, os problemas são mínimos.
Pode existir uma certa resistência dos colaboradores, mas caso sua ação não tenha mostrado grande dificuldade, será mais simples ter o apoio dos mesmos. Ter uma boa gestão de mudança organizacional pode ajudar, assim poderá deduzir os impactos causados pela mudança.
A longo prazo, com novas melhorias, terá ainda mais oportunidades. A empresa pode se desenvolver tanto tecnologicamente como fisicamente.
Conclusão
Apesar de parecer um pouco complexo, o fato é que o AS-IS/TO-BE, funciona de maneira bem interessante, oferecendo informações relevantes para que muitos projetos sejam realizados de maneira inteligente.
Mas, para que isso seja possível, existe também a oportunidade de conseguir melhorias no dia a dia. Graças ao TO-BE, esse gerenciamento poderá sempre estar em melhoria. Análise e melhorias são elementos básicos que devem estar presentes em todas as oportunidades possíveis.
A aplicação pode necessitar de uma ajuda especializada. Afinal, com os processos citados acima, pode notar como há uma certa necessidade de exatidão. Também se necessita de monitoramentos o tempo todo. Caso contrate, tenha em mente quem pode ajudar de acordo com o padrão da empresa.
