A rotina em ambientes corporativos pode ser completamente corrida e alguns funcionários podem ser requeridos para mais de um escopo de trabalho. Por essa razão, a implementação de um cronograma de gestão de projeto é necessária.
Ferramentas como estas são primordiais para contar com uma boa gestão de tempo e assim assegurar a entrega de atividades.
Assim, uma empresa de dog walker relata que se tornou indispensável dispor da gestão de tempo para entregar serviços de qualidade.
Sabendo que a função de um dog walker é passear com cães cujos tutores não contam com tempo disponível para executar tal tarefa, a função do passeador de cães é seguir um cronograma de caminhada adequado para cada pet, de acordo com as recomendações.
Certamente, para ter uma melhor gestão de tempo é preciso ter o cronograma ideal, capaz de suprir todas as necessidades no momento de execução. As variáveis ao longo do cotidiano também devem entrar na conta do tempo necessário a ser contabilizado.
Para algumas pessoas, o tempo é o mesmo que dinheiro, desperdiçá-lo então pode gerar prejuízos para negócios, impactando os prazos de entrega e também a experiência do cliente.
Ter compromisso para cumprir prazos requer que medidas sejam tomadas, dentro do contexto ativo e não reativo. Para uma empresa de arquitetura, a utilização de um cronograma se torna essencial para entregar projetos em tempo.
Sobre a experiência do cliente
Quando analisados os processos de negociação, algumas empresas esquecem de dar a devida relevância para a experiência do cliente. Ter uma perspectiva diferente sobre os negócios é o que efetivamente fará com que estes gerem resultados.
A experiência do cliente nada mais é do que a forma de tratamento recebida desde o primeiro contato com a empresa até o momento de fechamento de uma compra de produto ou serviço.
Este aspecto aponta para as determinantes que avaliam o posicionamento de mercado de organizações, logo, um fornecedor de disco de freio dianteiro tem boa aceitação entre os consumidores devido a sua capacidade de atender prazos urgentes.
O compromisso para suprir as necessidades do cliente impacta diretamente na relação com o próprio, o que não é o mesmo que efetivar todas as vontades do cliente. Afinal, é comum que as pessoas tenham a tendência de abusar nas solicitações.
Todavia, o compromisso de atender ao que é solicitado aponta para o atendimento humanizado, competência que está altamente sendo requisitada e analisada durante o momento de decisão de compra.
O atendimento humanizado é o mesmo que colocar-se no lugar do cliente, ouvir atentamente as necessidades e propor soluções que possam contribuir para a questão abordada. Dentro desse escopo, também é preciso cumprir prazos.
É verdade que imprevistos podem acontecer e, majoritariamente, isso pode não estar na alçada de algum fornecedor ou prestador, mas a responsabilidade é ao menos fazer o possível para atender a um cronograma de gestão de projeto proposto.
Desse modo, o relacionamento entre clientes e empresas é potencializado, não desconsiderando a importância da compreensão de ambas as partes.
Prevenção de prejuízos
O proprietário de cada corporação deve ter em mente que prejuízos, em um momento ou outro, irão acontecer. Isso se dá principalmente por conta das oscilações de mercado e por causa da dependência de terceiros em parte dos projetos internos.
Mas, para impedir déficits maiores no faturamento, as empresas adotam políticas que preveem medidas de prevenção de prejuízos. Para evitar problemas na segurança, o uso de catraca eletrônica biométrica é recomendado para melhor controle de pessoas.
No entanto, a aplicação de medidas preventivas no contexto de projetos indica estratégias criadas especificamente para garantir seu funcionamento.
A depender da complexidade de um projeto, o engajamento de colaboradores de departamentos distintos mostra-se primordial, mas é verdade que quanto maior for a diversidade de pessoas, maiores as chances de uma fuga de escopo.
Dado esse cenário, contar com um cronograma que presuma gastos e prazos é a forma ideal de assegurar que o projeto cumpra com o objetivo almejado e auxiliando as empresas, inclusive na prevenção de prejuízos e contenção de gastos.
Fazendo o seu cronograma de gestão de projeto
O cronograma de projeto é definido como um documento que contém informações acerca das estratégias, objetivos e prazos a serem atendidos. Esses dados ajudam conferindo maior dinamismo para a gestão.
Os métodos utilizados atualmente são frutos de estudos voltados para propor melhorias dentro da atividade de administração, e podem ser aplicados para projetos de qualquer nicho, sendo necessário analisar e adaptar conforme a realidade.
Alguns aspectos são indispensáveis de serem considerados para definir as diretrizes de um cronograma, como:
- Descrição das tarefas essenciais;
- Contar com uma estrutura analítica;
- Estabelecer prioridades;
- Definir orçamento e a cadeia de fornecedores;
- Detalhar a estimativa de tempo para cada atividade.
Com intermédio da definição das orientações citadas, um cronograma de gestão de projeto ganha forma, podendo ser efetivamente aplicado para o uso em diferentes segmentos de negócios, contemplando um fornecedor de uniforme empresarial personalizado.
1. Descrição das tarefas essenciais
Antes da criação de um cronograma, é necessário contar com a descrição das tarefas essenciais e quais os objetivos a serem conquistados durante a realização das mesmas.
Cabe enfatizar que, para definir as diretrizes a serem seguidas em um projeto, a equipe gestora tem a responsabilidade de descrever a importância de cada tarefa dentro do escopo e informar como estas devem ser seguidas.
Embora seja repetitivo para a equipe gestora, para as partes envolvidas é importante ter o detalhamento de cada tarefa e sua relevância. Essa ação faz com que haja mais visibilidade no processo.
Imagine que, em um projeto de mobilidade urbana, foi contratada uma empresa de caçamba entulho para recolher nas áreas engajadas, o excesso de lixo e destiná-lo para o descarte correto.
Para agregar segurança para que todos os envolvidos tivessem visibilidade do escopo de projeto, a equipe responsável por delegar as atividades fez uma descrição minuciosa expondo os objetivos a serem cumpridos e seus impactos.
Portanto, assim como no projeto de mobilidade urbana, para criar um cronograma é preciso conceder visibilidade para os membros, e isso deve ser feito a partir de um levantamento da descrição que condiz com as tarefas essenciais.
2. Contar com uma estrutura analítica
A EAP, Estrutura Analítica do Projeto, é a ação que define a ordem indicada para realizar uma tarefa. Para a implementação de um sistema cftv wifi, os profissionais seguem um tutorial separado por passos a serem seguidos.
Por se tratar de um sistema que envolve cabeamentos, a equipe responsável pela instalação deve atentar-se para o fato de estar lidando com energia elétrica, portanto, há regras a serem seguidas para evitar a exposição a acidentes.
Agora, contextualizando a função da EAP dentro de um projeto, basta considerar que cada tarefa tem sua importância quando o cenário macro é analisado.
Para ter certeza de que as etapas atinjam o objetivo esperado, a estrutura analítica se responsabiliza por definir assertivamente os caminhos a serem percorridos, de modo que reflita no resultado como um todo.
3. Estabelecer prioridades
Depois de conhecer o cumprimento de escopo desejado, certamente que os envolvidos precisam de uma recomendação acerca da prioridade de cada tarefa, partindo, desse modo, não para uma análise macro, mas sim micro.
Uma lista de prioridades é fundamental para a delegação de atividades, pois com ela é possível fomentar o senso de urgência no momento de execução das atividades propostas.
Logo, para contar com um projeto assertivo e buscar meios que venham a garantir ainda mais visibilidade, listar as prioridades com certeza facilitará não só o ato de delegação, como também o ato de execução, beneficiando então as duas partes.
4. Definir orçamento e a cadeia de suprimento
Com as diretrizes delegadas corretamente, é chegado o momento de efetivamente executar as tarefas dentro do projeto. Duas esferas determinam o sucesso ou a falha de um projeto, sendo elas o orçamento e o prazo.
Para que a estimativa de custos seja assertiva e de fato consiga atender todas as necessidades, um estudo de mercado que preveja o teto de gastos é primordial. Inclusive, assim é possível que a empresa se programe referente ao fluxo de caixa.
Além de mapear os gastos, é preciso que os possíveis imprevistos entrem na contabilização das finanças alocadas. Eventualidades acontecem de forma momentânea, mas é verdade que considerá-los fará a total diferença.
Considere que, ao longo do projeto, surja a necessidade de contratar o serviço de guincho intermunicipal para assistir um dos colaboradores durante a realização de tarefas externas. Se a empresa não considerou os imprevistos, certamente haverá prejuízos.
Portanto, a definição de orçamento, bem como o levantamento dos fornecedores, serve para evitar prejuízos e conter gastos, além de agregar com maior segurança no processo.
5. Detalhar a estimativa de tempo para cada atividade
Por fim, detalhar o tempo esperado para a realização das tarefas é o mecanismo ideal para garantir que o projeto seja entregue no prazo acordado.
Além disso, é essencial estipular pequenas metas ao invés de uma meta generalista, pois isso facilita a produtividade.
Considerações finais
Por fim, saiba que gerir um planejamento não é algo tão simples, mas atualmente existem métodos voltados para simplificar essa demanda, como a criação de um cronograma de gestão de projeto.
Contudo, além da equipe gestora adotar métodos, a interação e colaboração dos envolvidos é indispensável.
