Dentro dos negócios há sempre uma grande busca por aumentar o desempenho enquanto consegue se beneficiar com a diminuição nos custos. Quando há uma representação gráfica dos processos presentes dentro da empresa é mais fácil criar um processo que tenha uma boa otimização.
Há muitas formas de realizar essa ação é uma das mais reconhecidas é o fluxograma de processo. É uma notação utilizada em diversos locais, mas como de fato funciona? Como a utilizar de forma prática dentro da empresa e o que pode ser feito para melhorar o desempenho a partir dele?
Bem, é sobre isso que falaremos hoje! Se ainda não conhece o Fluxograma de Processo poderá acompanhar aqui uma série de informações que será de grande ajuda para que tenha um resultado positivo dentro dessa ação.
O que é o fluxograma de processos?
Pode ser visto como uma série de símbolos gráficos com o objetivo de demonstrar cada etapa de um trabalho. Com isso é muito mais fácil ligar a ação a algo mais administrativo. Os símbolos precisam ser dispostos de forma lógica, bem colocados.
Naturalmente, essa acaba sendo uma ferramenta muito utilizada quando o assunto é negócios. Há muitos usos para esse tipo de recurso, por isso é necessário ter uma certa atenção com as aplicações e buscar o melhor resultado a partir delas.
O fluxograma também possui uma ação bem visual, isso quer dizer que boa parte dos processos é compreendido dessa forma. Tudo isso com o objetivo de diminuir as lacunas e buscar por uma otimização maior para os processos que envolvem aquele processo. Graças a essa ferramenta hoje é possível criar um projeto de modelagem de processos mesmo com pouco recurso.
Mas, para criar um fluxograma adequado é essencial saber trabalhar com os símbolos presentes nesse elemento. Por isso, agora você vai conhecer esses símbolos e a forma correta para os utilizar.
Os símbolos presentes
Existe um padrão para a representação do fluxograma que é aceito em boa parte dos locais. Mas, existe também uma grande variação de símbolos utilizados para representar as etapas do trabalho. Eles podem atender diferentes objetivos, é claro. Mesmo aqueles que são mais conhecidos, que trataremos a seguir, podem apresentar algumas variações de acordo com a instituição que realiza o fluxograma.
Mas, há alguns que devem ser levados em consideração e que são aplicados da mesma forma na grande maioria das empresas. Veja a seguir alguns deles.
Início ou fim
Como a ideia é criar um símbolo que objetifica o início, com certeza essa é a melhor forma. Aqui temos um exemplo de símbolo que pode demarcar tanto o início como o fim de determinado processo. Sinalizando tanto o começo como o momento em que ele termina.
Como você imagina, um trabalho começa a partir da obtenção de algum insumo, como uma matéria prima, informações ou até solicitações. Por sua vez, ele termina com a entrega de algum resultado, que pode ser, por exemplo, a entrega de um produto finalizado, seja para venda ou consumo.
Esse é um dos mais reconhecidos porque, de fato, todo processo precisa ter um início e um fim. Naturalmente, todos os fluxogramas possuem, mas é preciso ter uma atenção aqui porque as ações podem ser diferentes para empresas diferentes.
O processo
Quando estamos falando da etapa de processo, precisamos entender que é um momento para criar resultados. Por isso, essa ação pode ser feita com base em diversas atividades. Para entender melhor, basta pensar em algum processo produtivo mais comum e verá que, ao final, ele terá uma grande quantidade de atividades para chegar ao produto final.
Por exemplo, em um restaurante, há uma série de ações que devem ser realizadas para que o produto seja entregue. Desde o começo, quando o pedido é feito, passando pela preparação e, por fim, a entrega, são apenas mais parte do processo.
Aqui é necessário entender que diferentes instituições podem ter maneiras diferentes de atuar dentro do mercado. Por isso acaba sendo mais inteligente trabalhar com outros termos no fluxograma em certos casos.
Decisão
Outra etapa é a decisão. O símbolo para a representar é um losângulo e aqui temos o momento em que o fluxo chega a tomada de alguma decisão. Mas o que isso quer dizer? Pode significar que esse é o momento em que poderá chegar por mais de um caminho a seu objetivo!
Por exemplo, ao começar a criar um cardápio dentro de certo restaurante, a decisão de escolher os pratos é realizada por alguém. Essa pessoa pode seguir por diferentes métodos, mas escolherá um em específico porque acredita que seja o melhor.
A tomada de decisões acontece o tempo todo nos negócios. Podem estar relacionados ao que produzir, vender e até mesmo a forma de pagamento que é realizada. O poder de decisão é sempre muito importante e está ligado à liderança na grande maioria das vezes.
O Fluxo
Outro símbolo importante é o fluxo. Aqui estamos falando sobre como cada etapa do fluxograma se liga de alguma maneira. Esse símbolo, por sua vez, é uma seta. A partir dela é mais fácil estabelecer uma sequência para as realizações. Durante a criação do fluxograma, não é possível que nenhum elemento esteja solto.
Isso porque um elemento solto pode causar bastante problemas no entendimento, além de deixar a criação do gráfico bastante prejudicada. Se qualquer símbolo estiver solto, pode ser complicado estabelecer em que momento determinado processo acontecerá, atrapalhando o mapeamento do fluxo.
A ideia do fluxograma é ter um pouco mais de organização nos processos dentro de uma empresa, mas isso não é tudo.
Processo pré definido
Alguns processos já podem ter sido trabalhados em outros fluxogramas e por conta disso recebem o símbolo de processo pré-definido. Aqui não há o que fazer, então é apenas um símbolo para destacar uma ação que já foi realizada.
Assim, se evita também que parte do processo seja enxergado como algo novo, sendo que, na verdade, já existe.
Os dois tipos de fluxograma de processo
Agora que já observou algumas das partes presentes durante a criação de um fluxograma, precisa entender que há diferentes tipos de recursos durante a sua criação e que cada um deles pode gerar um fluxograma diferente, que recebe uma nomeação diferente também.
Nesse caso, não há melhores ou piores, é apenas uma forma de destacar como certa ação deve acontecer. Por isso, vamos tratar um pouco mais dessas oportunidades e como podem ser aproveitadas para entender e criar fluxogramas mais complexos e completos.
O fluxograma de processo linear
Bem, simples, esse é o modelo clássico, que foi mencionado ao longo desse texto várias vezes. Aqui é necessário apenas ter atenção na tomada de decisões, no começo e fim. Basicamente, é um fluxograma que reúne todos os fatores básicos que foram mencionados, para assim criar uma série de informações bem direcionadas.
Pode ser utilizado por qualquer tipo de negócio porque apresenta uma construção muito simples, porém, bastante efetiva.
O fluxograma funcional
Esse é um pouco mais complexo. Além de mostrar o começo e o fim do negócio, irá também destacar os atores de cada processo. Nesse caso, são utilizados recursos chamados de “raias” para tornar o diagrama mais funcional. Esses elementos parecem bastante com contêineres, então são bem fáceis de identificar.
Agora que já sabe disso, não terá problemas com a criação ou gerenciamento. Entender o fluxograma é muito importante.
Como criar o fluxograma de processo
Em primeiro lugar, precisa realizar boas definições do seu objetivo com o fluxograma. Como dito anteriormente, ele foi criado para que um trabalho tivesse maior organização, sendo dividido em uma série de etapas.
A partir dessas etapas é possível chegar a algo mais denso, resultados mais organizados, mensuráveis com facilidade. Mas, é também necessário entender que tipo de fluxograma precisará e conhecer os símbolos é essencial.
Mesmo que isso leve um certo tempo, vale a pena. Também pode contratar alguém para lidar com essa parte. O fluxograma de processo é algo que deve ser visto como uma alternativa inteligente para as ações dentro de um negócio porque viabiliza um melhor planejamento.
Quais ações tomar para ter melhores resultados
Há muitas ações que podem ser tomadas para que os resultados sejam mais adequados. Quanto maior conhecimento tiver sobre o fluxograma de processo, mais oportunidades terá. Por exemplo, ao criar um fluxograma funcional, está fazendo um bom uso das informações e as dispondo da maneira mais correta possível.
No final, isso fará completa diferença porque conseguirá uma produção ainda melhor construída. Esse modelo pode ser bastante útil para uma instituição que apresenta uma grande quantidade de funcionários e deseja otimizar algumas partes das ações.
Por que é tão utilizado
E, falando em otimizações, esse deve ser o principal fator para que o fluxograma de processos seja tão utilizado. Ele será o responsável por tornar muitas atividades mais adequadas, com realizações mais centradas e rápidas. Por conta disso não há dúvidas que existe uma forte relação entre a empresa e o funcionário a partir disso.
Como os processos podem ser realizados com menor esforço, ambos saem ganhando. Há mais produção em menos tempo e melhores condições para atuação.
Conclusão
O fluxograma de processos é repleto de informações relevantes para que se consiga gerenciar algum trabalho. A partir dele muitos podem se beneficiar pela organização e também pela oportunidade de mensuração dos resultados com maior facilidade.
Existem diferentes tipos de fluxogramas e vários símbolos que podem estar presentes em cada um deles. Cada empresa adota seus métodos para demonstrar corretamente esse recurso.
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