Otimizar processos é algo que grande parte dos negócios necessitam. Mesmo possuindo uma boa estrutura, há sempre como melhorar, como diminuir o tempo e o custo para realizar determinadas ações. Por esse motivo, hoje vamos falar sobre o Lean Office, uma filosofia de redução nas perdas de um escritório.

Mas não adianta apenas falar sobre o tema, existe uma necessidade de atualizar o assunto. Isso porque todo ano acontecem alterações que podem melhorar o desempenho, diminuindo ainda mais os custos de cada ação. 

Mas antes de partirmos para essas possibilidades, devemos compreender o Lean Office de maneira mais extensa. Dessa forma, aqueles que gerenciam escritórios ou planejam realizar uma ação do gênero, podem ter uma base para começar a agir. 

Sobre o Lean

Ouvimos muito esse termo atualmente e não é à toa. Hoje ele consegue representar ações bem estruturadas para a produção de maneira facilitada, com boa gestão de recursos e tempo. Ele se baseia em sistemas criados a muito tempo, como o Sistema Toyota de Produção.

Até hoje ele é utilizado, na verdade. Seu desenvolvimento foi longo, chegando aos Estados Unidos e ganhando nova forma. Em 1990, o livro “A máquina que mudou o mundo” utilizou o termo “Lean Manufacturing”, que alterou completamente a forma de pensar de algumas pessoas.

O termo, é claro, se popularizou e conseguiu entregar aquilo que todos desejavam. Uma estrutura adequada para a produção centrada em reduzir custos e tempo. Por isso, há tantos estudos sobre esses métodos até hoje. Até mesmo com desenvolvimentos constantes graças a tecnologia.

Os 7 desperdícios

Nem todo mundo ouviu falar sobre os 7 desperdícios do Lean. Por outro lado, ele começou a ganhar mais relevância a partir da criação de ações voltadas para fábricas e escritórios. Ele se baseia também no sistema Toyota de produção e isso significa que dentro dessa base de informações há alguns critérios para considerar, evitando desperdícios:

• Processos desnecessários;
• Movimentação;
• Estoque;
• Espera;
• Retrabalho;
• Transporte;
• Superprodução.

Então, como notou, o Lean não é algo que surgiu atualmente. Talvez o termo seja atual, mas as ações relacionadas a ele existem desde a segunda guerra mundial. Se baseando nos desperdícios, os resultados conseguem ser bem diretos. É uma das filosofias seguidas até hoje por algumas empresas.

E o que é o Lean Office

Como deve imaginar, o termo é uma variação. De fato, surgiu do Lean Manufacturing. Esse, é claro, estamos totalmente envolvidos com as ações dentro da fábrica e o que gerava grandes desperdícios para a empresa. Quando falamos do Lean Office, tratamos, no entanto, de escritórios.

Assim, todos os problemas podem ser realizados a essa parte de maneira mais prática. Nem todos os desperdícios da fábrica estão presentes aqui, mas alguns podem ser adaptados e por conta disso o termo se popularizou. Afinal, aqui poupamos recursos e tempo.

Vamos falar um pouco mais sobre como esse método se mostrou tão interessante para o uso. Também iremos falar sobre como os adequar a filosofia de algum escritório.

Sobre os desperdícios

Apesar de muitas pessoas não perceberem a quantidade de desperdício dentro de uma ação, ele de fato existe e pode causar uma grande dor de cabeça. Isso porque um escritório poderá ter um gasto muito maior por conta de pequenas ações que acabam gerando uma “bola de neve”

Assim acontece nas fábricas também, quando há uma clara necessidade de trabalhar com alguns quesitos. Como dito, o retrabalho, a superprodução e muitos outros, podem e contribuem para gastos a mais. Podem influenciar até mesmo na contratação de mais funcionários.

O que o escritório desperdiça em 2023?

Pelos motivos citados acima, precisamos entender o que um escritório desperdiça. E, de fato, há muito que pode ser desperdiçado. Por exemplo, em 2023 existem muitos processos que podem ser otimizados, automatizados. Principalmente em um ano que “Inteligência Artificial” se tornou um dos tópicos mais relevantes.

Então, aqueles que se mantiveram sem essas alterações, ficam para trás. Não significa que estão gastando mais, apenas que agora há possibilidades de diminuir o gasto. É exatamente disso que o Lean Office trata. Desde o modelo Toyota de Produção, diversas alterações aconteceram para chegar até aqui. 

Veja a seguir alguns processos que podem estar relacionados ao desperdício no escritório.

Processos manuais

De fato, há processos que ainda precisam ser manuais. Porém, devemos ter em mente que em 2023 um escritório não necessita da mesma quantidade de funcionários presentes em 2003. 20 anos apenas foram suficientes para alterar completamente o quadro de funcionários de um estabelecimento!

Processos manuais não são tão necessários assim. Um exemplo claro disso é o Excel, que consegue realizar planilhas com grande facilidade para conhecedores da plataforma. 

Em 2023, há um crescimento nas IA’s. Esse modelo pode substituir muitas ações, levando ao acordo correto entre elas e o escritório. Ela se fortalecerá bastante nos próximos anos e pode chegar a muitos estabelecimentos.

Estoque

Quando se trata de um estoque dentro de um escritório, falamos de armazenamento de dados. Apesar de muitos acreditarem que sempre é importante manter o estoque completo, nem sempre é assim. Não é incomum demorar horas e horas para encontrar um arquivo que foi colocado com muitos outros antigos.

O estoque pode ser útil desde que se tenha bastante organização. Mas, grande parte dos profissionais gosta de realizar uma pequena limpeza a partir de determinado período de tempo. 

Afinal, provavelmente esses estoques não vão servir para mais nada nos próximos anos. Armazenar arquivos por muito tempo pode ser bastante prejudicial e acaba atrapalhando o desenvolvimento geral.

Excesso de tarefas em apenas um processo

Isso acontece bastante, principalmente por falta de uma mão de obra personalizada para aquilo. Bem, a falta de tecnologia também contribui, visto que essa situação, por sua vez, envolve menor quantidade de automatização de processos. Excesso de tarefas atrapalha a entrega e sobrecarrega o funcionário.

Algo que pode ser útil também é manter um modelo padrão para execução de determinada tarefa. Lembrando que esse modelo precisa receber atualizações constantes de acordo com as oportunidades que surgem, quanto menor o tempo gasto, melhor!

Recursos mal utilizados

Os recursos mal utilizados são muitos. Impressões sem valor algum, ferramentas que não são utilizadas, serviços desnecessários… tudo isso soma para aumentar os gastos no final. Afinal de contas, do que adianta contratar um software que utiliza uma vez na semana. Mesmo sendo barato, a longo prazo terá um preço maior.

A boa notícia é que recursos mal utilizados são simples de destacar. Apenas precisará criar uma planilha da avaliação, com atenção total nos gastos de tal maneira que facilite a tomada de decisão no caso de demissões, quebra de contratos e muito mais.

Retrabalho

O retrabalho atrapalha a rotina total de um escritório. Há muitos fatores que influenciam nisso, como a falta de um tempo adequado para que o trabalhador consiga desenvolver sua função. Com toda certeza isso irá o prejudicar muito. As perdas são muito mais grandiosas nesse momento. 

O retrabalho também significa pressão nas outras partes. Durante um projeto em que toda a equipe é necessário, a partir do momento em que um erro se destaca e um retrabalho é solicitado, o tempo das outras partes se mostra menor, o que pode também pressionar o restante a realizar ações que não são corretas.