Sejamos honestos: se você está lendo este artigo, provavelmente é porque está, direta ou indiretamente, envolvido com gerenciamento de projetos.
Quando uma empresa percebe que está enfrentando problemas gerenciais, obviamente começa melhorando seu gerenciamento de projetos. E é uma abordagem que pode funcionar.
Mas a forma como você gerencia seus projetos pode não ser a ideal. Portanto, faz sentido colocar a questão e, se necessário, implementar melhorias.
É essencial saber também que projetos você lança e quando, e não apenas como você os gerencia. Em seguida, identifique as informações necessárias para decidir se deve ou não lançar um projeto.
A questão de qual projeto lançar e quando também tem nome: gerenciamento de portfólio de projetos, ou PPM. Todas as empresas utilizam este processo por necessidade, mas em muitas empresas também se desenvolveu espontaneamente ao mesmo tempo que a empresa em questão.
Os problemas resultantes são geralmente agravados porque o PPM é otimizado com ferramentas que pertencem ao domínio do gerenciamento de projetos.
Processos pouco claros e gerentes de projeto enterrados em detalhes sobre os projetos atuais. Na dúvida, aceitamos projetos e prazos apertados, o que gera muitas horas extras, prazos perdidos, problemas de qualidade e insatisfação entre clientes e sua equipe.
Se a situação lhe parecer familiar, recomendamos que você analise sistematicamente o PPM. A boa notícia é que inúmeras empresas já enfrentaram essa questão antes de você e existem todos os tipos de métodos e abordagens que funcionam. O que recomendamos é chamado de PPM enxuto.
O que é PPM enxuto?
Vamos primeiro revisitar o conceito de PPM: o gerenciamento de portfólio de projetos é um método que permite às empresas decidir em qual projeto trabalhar, quando e quem atribuir a ele.
Mas então, o que é o PPM “enxuto”? É muito simples: o PPM Lean visa simplesmente reduzir a complexidade. Reuniões, funções e áreas funcionais mínimas.
Coletar e processar apenas as informações necessárias. Isto é visto mais claramente na relação entre o PPM Lean e o gerenciamento de projetos.
Vários métodos abrangentes buscam consolidar o gerenciamento de projetos e o PPM em um único sistema. O Lean PPM adota outra abordagem: não importa quais métodos e ferramentas você usa para o gerenciamento do seu projeto.
Além disso, se as equipes não trabalharem todas da mesma forma, isso não representa problema. No PPM enxuto, isso está longe de ser problema. As equipes apenas transmitem informações necessárias para tomar decisões ou que afetem seu portfólio.
Fazendo isso, sua equipe ganha flexibilidade, mas você também evita diluir seu PPM com informações desnecessárias ou irrelevantes, que devem ser coletadas para cada projeto.
Lean PPM resulta em um processo de PPM enxuto, que diz respeito apenas ao PPM e nada mais. Isso lhe dá a clareza necessária para tomar decisões estratégicas de portfólio com base em critérios claramente definidos.
Como funciona o PPM Lean?
Lean PPM inclui quatro áreas de ação: estratégia, coletar informações, decisão, execução.
A parte Estratégia consiste em elencar os critérios que posteriormente serão utilizados para avaliar e classificar os projetos. São critérios que devem corresponder à sua estratégia de negócio, por exemplo o retorno do investimento ou a importância estratégica dos clientes. A capacidade de classificar projetos de acordo com critérios claramente definidos está no centro deste método.
A fase de coletar informações, por outro lado, é quando as ideias do projeto são coletadas e processadas. É fundamental desenhar um processo que, desde o início, seja planejado para coletar informações relevantes e prepará-las para os responsáveis pela tomada de decisão.
Na fase de decisão, os projetos potenciais são apresentados. Nesta fase, todos os projetos já passaram por uma avaliação preliminar, pelo que a sua implementação é claramente compreensível e acessível.
Este é o momento em que as ideias são avaliadas e classificadas, e os projetos bem-sucedidos recebem recursos com base em sua prioridade. Por fim, a parte de Execução corresponde à fase de concretização do planejamento do portfólio.
É aqui que reside a interface com o gerenciamento de projetos, ou seja, o status dos projetos atuais é refletido no PPM. Os responsáveis filtram as informações e decidem o que é realmente útil para o PPM.
A situação só é submetida ao PPM se os problemas não puderem ser resolvidos ao nível da gestão do projeto e tiverem impacto real no portfólio. Com o PPM Lean, todos os envolvidos sempre sabem exatamente o que está acontecendo.
De modo geral, você se beneficia de uma visão geral mais clara do que está acontecendo na sua empresa, desde as primeiras ideias de planejamento até a implementação, incluindo a gestão de crises.
