A gestão de projetos é um tema que vem sendo muito abordado atualmente, por isso, para que você possa entender um pouco mais sobre ele, vamos explicar tudo sobre MS Project conceitos e termos.
Principalmente os profissionais das áreas de engenharia, arquitetura e design já ouviram algo sobre o MS Project, mas caso você não saiba o que é e tenha interesse no assunto, vamos abordá-lo de forma completa.
O que é MS Project?
Ele é um software voltado para o gerenciamento de projetos, sendo que pode atuar em diversas etapas dessa gestão, mas vale ressaltar que esse programa está diretamente ligado ao planejamento e controle.
O MS Project busca oferecer algumas facilidades para os gestores como por exemplo: calendários bem detalhados, visualização de dados de vários ângulos, distribuidores de tarefas automáticos entre outras facilidades.
Esse programa é um dos que têm maior aceitação no mundo para esse tipo de atividade de gerenciamento de projetos uma vez que, ele é muito fácil de utilizar e de aplicação bastante flexível.
O MS Project trata-se de uma ferramenta de auxílio com um número considerável de recursos que tem a capacidade de gerenciar um projeto do começo ao fim.
Muitos profissionais utilizam essa ferramenta para que os objetivos sejam atingidos com maior facilidade, além de conseguir maior agilidade em seus processos.
Isso é comprovado com a facilidade que essa ferramenta proporciona aos gestores que têm a possibilidade de checar um calendário mais detalhado, contar com o auxílio de distribuidores de tarefas automáticos, além de poder visualizar inúmeros dados de ângulos diferentes.
O software possibilita a quem está utilizando um controle e execução de várias atividades referente ao projeto em si, além de trabalhar de maneira alinhada com recursos, cronogramas e custos referentes ao projeto em questão.
Para que você entenda um pouco mais sobre esse software, vamos explicar abaixo os motivos para a utilização do MS Project e como é possível fazer a utilização do mesmo na gestão de projetos.
Além disso, você vai entender o que o programa tem de recursos a oferecer para quem utiliza o mesmo, os seus conceitos e termos.
Motivos para utilizar o MS Project
São inúmeros os motivos para utilizar o MS Project no auxílio da gestão de um projeto, sendo assim, separamos alguns recursos que ele oferece para que você possa entender melhor como o software pode ajudar o gestor de projetos.
Agendamento
O MS Project é muito importante para que um projeto possa se desenvolver desde o início do mesmo até a sua conclusão.
Com o software você poderá fazer todo o processo de agendamento a partir de uma informação inserida no programa.
Essa informação pode ser inserida de forma geral, em atividades relacionadas a equipamentos e matérias, ou até mesmo em todas as etapas do projeto em questão.
Orçamento
Além do agendamento, é possível fazer um orçamento, podendo inserir a estimativa, unificando os dados e permitindo que esse orçamento seja controlado de forma mais precisa e controlada.
No MS Project você tem a possibilidade de criar orçamentos a nível de tarefa, viagens, equipamentos, mão-de-obra, além disso o software fornece suporte para relatórios de rastreamento de custos reais e desvios de custos relacionados às estimativas.
Gestão de qualidade
É possível também contar com uma gestão de qualidade permitindo assim o alcance de atributos e dados relacionados ao projeto em questão, permitindo um controle de resultados, além da verificação tanto da obra como do projeto.
Visualização de uma linha de tempo
Um gestor de projetos tem a necessidade de reunir as inúmeras informações de um projeto em um lugar, assim como estar com todos os cronogramas sincronizados e sob controle.
Por isso é importante que se ter a possibilidade da visualização de uma linha de tempo que facilite todo o controle dos processos.
Isso é possível com o MS Project, uma vez que ele permitirá que o gestor tenha uma visualização bem fácil de todos os processos, o que ajudará até mesmo a forma como a linha do tempo será apresentada para outros parceiros.
Agora que você conheceu alguns motivos para investir no MS Project, você conhecerá algumas maneiras de como utilizar o software na gestão de projetos.
Como utilizar na gestão de projetos?
O software possui inúmeras funcionalidades que permitirão um melhor planejamento, uma maior colaboração entre as equipes, e a possibilidade de trabalhar em vários projetos de forma simultânea.
Além disso é possível fazer a visualização da linha do tempo como já explicamos acima, fazer o gerenciamento de recursos e a emissão de relatórios.
Outro fato é que o MS Project também permite que você crie gráficos, cronogramas, demonstrativos, uma gestão de equipe e o controle de processos.
É possível utilizar e gerir as tarefas de um mesmo projeto por vários usuários independentemente do tamanho da empresa.
Sendo assim, podemos utilizar o MS Project para a gestão de projetos para algumas etapas como:
Planejamento
Uma das etapas mais importantes em um projeto, o planejamento de qualidade é essencial para que o projeto dê certo uma vez que é nessa fase onde se desenha a estrutura do mesmo.
Esse planejamento tem a capacidade de possibilitar que seja construída uma boa programação de todas as etapas com início e fim de cada atividade.
Além disso, o MS Project vai auxiliar os gestores na atribuição das tarefas de forma que todos possam conhecer os prazos e o estágio que o projeto se encontra.
Maior colaboração entre as equipes
Além de um planejamento de qualidade, o MS Project também pode ser utilizado para incentivar uma maior colaboração entre as equipes.
Sendo assim, com o software fica mais fácil o compartilhamento de dados importantes, a possibilidade de ter uma visão mais ampla das informações, com gráficos, tabelas e apresentações.
Com o programa você também tem a possibilidade de compartilhar os dados com os clientes, permitindo assim uma maior precisão na troca de informações importantes para o projeto, assim como uma maior segurança com as mesmas.
Projetos diferentes
Com o MS Project é possível trabalhar em projetos diferentes por conta de suas funcionalidades, sendo assim, é possível que o gestor consiga gerenciar vários projetos dentro da plataforma.
É muito importante a funcionalidade uma vez que com ela é possível fazer apresentações mais claras além de conseguir relatórios com maior facilidade.
Gerenciamento de recursos
Outra forma de utilizar o MS Project é para fazer o gerenciamento de recursos, sejam eles humanos, físicos ou financeiros.
Nessa função é possível fazer a alocação de recursos, organização de membros da equipe, organização de salas para reuniões, gerenciamento de matérias-primas, entre outras atividades.
As ferramentas desse software irão ajudar a monitorar assim como rastrear os recursos que estão disponíveis, além de fazer a atribuição de custos relacionados a recursos individuais para que posteriormente possam ser analisados.
Relatórios
Com o MS Project é possível também fazer a emissão de mais de 15 tipos de relatórios que poderão ajudar no monitoramento do progresso do projeto.
É possível emitir também relatórios em relação ao progresso do projeto, assim como o quanto resta para que o mesmo seja concluído.
Os softwares também possibilitam o desenvolvimento de relatórios que estejam de acordo com as necessidades de cada gestor.
O que o MS Project tem a oferecer?
Com essas e outras funcionalidades podemos afirmar que o MS Project tem a oferecer para o gestor uma maior flexibilidade no gerenciamento das atividades.
Sendo assim, é possível realizar tarefas e gerenciá-las de maneira que as mesmas possam ser modificadas ao longo do processo.
Dessa maneira, é possível fazer o planejamento assim como determinar as atividades, além de acompanhar as mesmas.
Com o MS Project, os ajustes deste projeto poderão ser feitos de maneira simultânea e dinâmica, proporcionando à equipe que esteja trabalhando uma visão geral de todo os processos, permitindo assim, acompanhar as atividades de maneira realista.
Além de fazer esse acompanhamento real, é possível fazer o controle de prazos, de custos, assim como de recursos.
Com esse software, esses profissionais de gestão de projetos têm a possibilidade de criar e modificar as tarefas que são necessárias para que o trabalho seja concluído.
Essas ações são importantes uma vez que, para que o planejamento possa sair do papel, é essencial que tudo seja acompanhado, desde a maneira como equipe executa o serviço, até mesmo como os custos, rico e os prazos são administrados.
O programa também permite que se faça ajustes nos cronogramas, assim como em mudanças que deverão ser feitas em etapas do projeto como um todo.
Conceitos e Termos
Agora que entendemos o que o MS Project tem a oferecer para que usa o mesmo, vamos apresentar alguns conceitos e termos utilizados na gestão de um projeto, assim como nesse programa específico.
Projeto – ele todo o esforço por um período determinado que possa gerar um produto, resultado ou serviço. Ou seja, podemos dizer que ele é um conjunto de atividades que são realizadas em fases utilizando prazos, recursos e pessoas para atingir um objetivo.
Estrutura Analítica do Projeto (EAP) – É uma estrutura organizada de forma hierárquica que representa o ciclo de um projeto.
Tarefas – a unidade que compõem um cronograma. Muito importante para que o objetivo seja atingido, elas podem ser agrupadas tanto nas entregas ou nas fases do projeto.
Caminho crítico – podemos dizer que é o seguimento mais longo de tarefas agrupadas, e por isso o mais importante, uma vez que, se o mesmo atrasar, o projeto também atrasa.
Subprojetos – quando um projeto é muito grande ou muito complexo, ele deve ser dividido em pequenos projetos, ou seja, os subprojetos.
Essas são algumas informações importantes a respeito de um projeto, do seu gerenciamento e de como o MS Project pode auxiliar os gestores a executarem o mesmo com maior segurança e facilidade.
