Você sabia que a implantação de um escritório de projetos pode ser vista de forma negativa no mercado? Isso porque essa é uma tarefa que leva bastante tempo por conta das burocracias. Muitos documentos podem ser necessários para conseguir realizar a abertura e isso por sua vez deixa muitos desanimados.
Entretanto, isso também não é 100% verdade e caso continue a leitura desse texto conseguirá notar que é possível agilizar alguns processos. Continue a leitura dos textos para descobrir o que pode ser feito para evitar problemas assim e 10 passos simples para implantar um PMO com sucesso na sua empresa.
O que é um PMO?
Em resumo, o significado é “Escritório de Negócios”. É uma estrutura feita para que alguns processos de gestão sejam mais simples e que a liderança tenha acesso a algo mais completo para exercer algumas ações. Com isso, acabam sendo muito utilizados para que se tenha resultados mais interessantes na parte do gerenciamento de projetos.
Dentro da empresa, o PMO pode ter diferentes tipos de ações, sendo operacional, corporativo ou departamental. O PMO corporativo é feito para abranger uma série de ações referentes aos projetos da organização e está ligado a estratégias da empresa. O departamental tem ligação com a entrega de resultados. Por fim, o operacional lida diretamente com algum projeto em específico e depois da sua finalização não é necessário.
E para que serve um PMO
Em geral, há muitas atribuições para um escritório de projetos. Como visto acima, há 3 tipos de PMO e cada um deles irá atuar com determinada ação. Mas, pode-se considerar a documentação de projetos como o ponto mais relevante para um PMO. Mas isso não é tudo, há também a possibilidade desse escritório contribuir para as boas práticas e organização.
Todo esse armazenamento que pode ser considerado como parte mais importante do PMO é feito para que exista um histórico do que foi aprendido anteriormente e com isso exista possibilidade de ter lições para a empresa. As fórmulas que levaram alguns projetos para o sucesso precisam ser repetidas.
Tipos de PMO: PMO de suporte
Aqui temos um escritório voltado para práticas consultivas, com o objetivo de gerar uma ação mais coaching. Dito isso, seu principal objetivo é gerar recomendações que possam ser utilizadas de maneira inteligente pelos gerentes de projetos. Cada modelo pode ter suas vantagens e desvantagens e por conta de isso contar com uma boa atribuição é necessário.
Também é aqui que acontece toda a documentação dos projetos para que aquilo que foi aprendido não fique de lado. Todas as informações são extremamente relevantes para manter as fórmulas corretas de geração de resultados.
PMO de controle
Possui a capacidade de gerar algum apoio para os gerentes, mas a principal diferença para os outros PMOs é que ele também avalia a conformidade dos projetos realizados. De certa forma, é útil para que exista uma avaliação, descobrindo se os gerentes e toda a equipe está agindo da maneira correta para que os resultados sejam positivos.
Também é aqui que todo o conhecimento que foi gerado deve ser aplicado na prática, porque os colaboradores serão cobrados por essa parte.
O PMO diretivo
É também muito simples de entender. Ele vai além do PMO de controle quando o assunto é estar no comando. Ele consegue até mesmo direcionar os recursos da empresa para que sejam utilizados corretamente no cumprimento do projeto. Podem também escolher quais gerentes irão atuar com a ação correta.
Ter um PMO como esse é fundamental para ter uma boa gestão.
10 passos para implantar um escritório de projetos com sucesso na sua empresa
A seguir você poderá ver algumas ações que podem ser tomadas para que tenha uma implantação correta do escritório na sua empresa.
Comece preparando a organização
Pode ser uma grande mudança e por conta disso é necessário deixar toda a organização preparada para ela. Informar para os profissionais o que pode ser feito é uma das principais causas de uma aplicação bem sucedida.
Como os colaboradores fazem parte da sua equipe e o PMO irá atuar diretamente com mudanças na sua empresa, é essencial que todos saibam o que vai acontecer, não é mesmo?
Veja como está o cenário da gestão
Bem, essa também é uma ação simples, mas extremamente importante para que consigam realizar uma gestão agradável. Conhecer a empresa é essencial para entender que tipo de projetos estão sendo realizados no momento e como está o andamento.
Tudo isso é feito para gerar uma comodidade maior na aplicação do PMO. Quase todas as empresas possuem um sistema de gestão de projetos, mas nem sempre ele está sendo bem aplicado. Por isso, realizar alguns diagnósticos é essencial para esse cuidado.
Objetivos do PMO
Bem, é claro que dentro de uma empresa a aplicação de algo novo deve ser feito com um objetivo claro, algo que tanto os líderes entendam como qualquer outro colaborador. Por isso, antes mesmo de aplicar o PMO, precisa ter objetivos em mente com eles. Caso não tenha clareza, pode ser que as ações apenas representam uma grande perda de tempo e dinheiro.
Também é possível ter mais detalhes sobre qual tipo de PMO irá aplicar por conta disso. Algumas ações podem exigir diferentes tipos de escritórios, mas para saber qual é o seu deve entender melhor como gerar objetivos claros para sua empresa com eles.
Pense no tempo para aplicação
Geralmente não é um dos fatores mais relevantes, mas faz uma grande diferença pensar na quantidade de tempo que precisará para conseguir aplicar um PMO com segurança. Lembrando que para muitas pessoas esse ainda é um processo que envolve bastante burocracia e por isso precisa ser avaliado com bastante cuidado.
O tempo é sim importante, mas a segurança na criação do escritório é ainda mais. Hoje, há muitas pessoas que podem se beneficiar com isso. Preste bastante atenção para chegar a um resultado mais agradável e informe a sua equipe tudo que precisa saber sobre a aplicação.
A estrutura do escritório de projetos
A estruturação do escritório é fundamental, e deve ser realizada logo após ter definido seus objetivos. Dentro disso, é claro que precisará se perguntar sobre a estrutura do local, como as ações serão tomadas e muito mais. A metodologia é com certeza o ponto mais relevante para se falar aqui.
Cada escritório irá agir de uma maneira porque cada empresa atua de alguma forma diferente. Somente assim é possível ter resultados mais claros e decisivos. Naturalmente, essa também é uma parte que deve ser mensurada. Assim é possível evitar erros na aplicação.
Você pode construir novos processos
Com base no que conhece da sua organização é possível criar um novo sistema para gestão de projetos. A metodologia é com certeza uma pauta importante para que os projetos aconteçam com mais qualidade e agilidade. Hoje, todo mundo sabe a importância disso.
O processo, é claro, leva em consideração toda a maturidade da empresa. Não existe uma receita certa para isso porque cada uma irá lidar com essa parte de maneira diferente. Um bom trabalho será o necessário para uma aplicação bem pensada.
Melhore a equipe
Depois de mudar a metodologia é claro que muitos profissionais podem se sentir perdidos e não entender como agir diante de determinados contratempos. Melhorar sua equipe faz uma grande diferença para que a gestão de projetos seja absoluta. Os gerentes de projetos são os que mais devem receber novas instruções.
Capacitar é sempre uma chave para que as ações sejam realizadas com maior eficiência. Então, além de explicar sobre as novas metodologias, também fale um pouco mais sobre a estrutura do PMO adotado, mostrando as oportunidades que terão a partir deles.
Mantenha informações atualizadas
Mantenha as informações sempre atualizadas para que todos presentes possam reconhecer em que etapa do projeto está. Essa é uma oportunidade para ligar ainda mais os membros presentes na organização. Como uma estrutura de PMO é algo que causará muitas mudanças, além de mostrar que será aplicado, oferecer mais dados sobre o processo é importante.
Dentro de uma organização, a mudança pode gerar uma certa ansiedade ou até insegurança. Para uma boa aplicação, é necessário saber realizar um apanhado com todos os pontos importantes para o momento, deixando todos os colaboradores tranquilos e preparados para tal alteração na empresa.
Faça uma revisão
Por fim, faça uma revisão no que foi elaborado. É sempre importante revisar algo como isso porque é uma mudança tremenda, da qual se espera um resultado cada vez melhor. É claro que o PMO já gerou ótimos números dentro de algumas empresas, mas é necessário saber o que fazer para entender melhor o funcionamento de algo do gênero.
Uma revisão pode ajudar a entender e observar pontas soltas, que podem atrapalhar e muito seu desenvolvimento. Faça com cuidado o processo para que tenha resultados mais relevantes com o tempo. Opte pode deixar a parte da revisão com alguma equipe especializada. Isso evitará erros!
Implemente o PMO
Pronto, a última etapa é aplicar tudo que já foi mencionado. A estrutura bem criada pode gerar resultados amigáveis para a empresa. Mas, caso ainda tenha dúvida sobre a aplicação de um PMO, pode utilizar a estratégia de projetos-pilotos. Nesse caso, você apenas realiza ações rápidas e com isso verifica a eficácia.
Também pode aplicar gradativamente, oferecendo suporte para alguns profissionais. A partir disso, os resultados podem ser mais diretos e inteligentes. Existem 3 tipos de PMO e cada um deles exige um tipo de aplicação diferente. Mesmos sendo trabalhoso, é um projeto que vale a pena trabalhar!
