SharePoint e Microsoft Teams: Por que são melhores juntos

SharePoint e Microsoft Teams são dois recursos desenvolvidos pela Microsoft. O primeiro é utilizado para criar intranets e sites empresariais, sendo um local seguro para armazenar, compartilhar, organizar e acessar informações, por meio de qualquer dispositivo.

O usuário precisa apenas de um navegador da web e de uma boa conexão com a internet. O Microsoft Teams, por sua vez, é um espaço de trabalho que integra todos os participantes, possibilitando o compartilhamento de conteúdos e ferramentas.

Em outras palavras, é um tipo de aplicativo para bate-papo em grupo, que permite o gerenciamento de várias conversas em um mesmo ambiente de controle.

A tecnologia e a internet fazem parte do dia a dia das organizações e oferecem ferramentas úteis para os processos internos e projetos desenvolvidos pelas corporações.

Usar essas plataformas é fundamental para o bom andamento das atividades e acompanhar as tendências tecnológicas do mercado. Hoje em dia, chega a ser descabido não contar com nenhuma ferramenta desse tipo.

Pensando nisso, neste artigo, vamos explicar por que o SharePoint e o Microsoft Teams são melhores quando usados juntos e mostrar alguns benefícios de integrar essas duas plataformas. Confira!

Por que essas ferramentas são melhores juntas?

O SharePoint e Microsoft Teams compartilham muitos caminhos semelhantes, mas quando o usuário cria uma equipe no Teams, adquire um grupo Microsoft 365, um endereço de e-mail e um site mais moderno.

Esta ferramenta vai muito além de compartilhamento de arquivos e sala de bate-papo em grupo. Na verdade, ela pode ser usada para incluir aplicativos e fluxos de trabalho, totalmente personalizados, o que melhora a eficiência do departamento.

Se uma empresa de sistema rastreador veicular integrar o SharePoint e Microsoft Teams, disponibiliza ainda mais informações e recursos para os usuários, sem que seja necessário se desligar de uma das plataformas.

Por exemplo, é possível utilizá-lo para se conectar a um site de comunicação que disponibiliza materiais de treinamento para a equipe.

Dentro do Microsoft Teams, existe uma biblioteca de documentos que pode ser estendida para armazenar sites do SharePoint. O usuário pode adicionar uma biblioteca de documentos desta plataforma, o que traz recursos adicionais.

Além disso, ajuda a manter os investimentos realizados no SharePoint antes de começar a utilizar o Teams. Mas para fazer essa integração, é necessário tomar alguns cuidados, como:

  • Fazer uma integração significativa;
  • Migrar de conteúdo legado;
  • Promover arquitetura da informação;
  • Fazer listas no Power Automate.

A integração entre as ferramentas não deve acontecer apenas pelo simples fato de integrá-las. É fundamental garantir que esse processo vai agregar valor à experiência da equipe e dos próprios usuários.

Você pode adicionar recursos do SharePoint que são mais acessados ou incluir conteúdos mais consumidos em uma página do site, como no caso de um artigo.

Se uma franquia de restaurantes deseja migrar uma biblioteca de documentos do site logado, além de todos os usuários do SharePoint, é fundamental migrar o conteúdo para o site da equipe do Microsoft Teams, de modo a consolidar os recursos para quem vai usar.

Dentro do Microsoft Teams, a arquitetura da informação é muito diferente do que acontece no SharePoint, embora seja um fator compartilhado.

No SharePoint, ela costuma ser transmitida sem maiores dificuldades ao Teams, e isso ocorre por meio do mapeamento de documentos para canais.

O ideal é deixar os investimentos antigos no SharePoint atuando no Microsoft Teams, de modo a trazer a arquitetura de informações para os usuários que estão usando esta plataforma.

Criar listas no Power Automate é uma forma de trabalhar com mais inteligência e deixar o sistema atualizado, sem precisar de interferências manuais.

Benefícios de integrar os sistemas SharePoint e Microsoft Teams

Sem dúvidas, o SharePoint traz muitos benefícios para os usuários, mas muitas empresas utilizam esse recurso junto ao Microsoft Teams, como um produto da Microsoft que aumenta a produtividade, a interação e a comunicação entre as equipes.

Dentro de uma autorizada lenovo notebook, as interações acontecem por meio de chats, chamadas e reuniões que colaboram com a interação entre os profissionais.

Ao utilizar o Microsoft Teams, todos os aplicativos presentes no Office 365 trabalham de maneira integrada, o que facilita ainda mais a colaboração dentro dos documentos.

Agora, se a companhia utilizar os dois recursos juntos, consegue promover uma colaboração ainda maior. Dentre os benefícios dessa prática, estão:

1 – Elimina trabalho extra

A integração das ferramentas faz com que muitas atividades do dia a dia se tornem mais simples. Ademais, a corporação consegue eliminar trabalhos extras, como mensagens e e-mails.

Quando isso acontece, os profissionais podem manter o foco e direcionar seus esforços para tarefas realmente importantes antes e mais complexas, sem precisar se preocupar com outra coisa.

Se a equipe de uma empresa de monitoramento 24h está totalmente focada em atividades estratégicas, gera mais valor para o seu trabalho.

2 – Centralização das tarefas no SharePoint e Microsoft Teams

O rendimento de uma equipe é muito melhor se todas as atividades pertencentes a uma tarefa estão centralizadas no mesmo lugar, tais como reuniões, mensagens, documentos e notas.

Ao integrar o Microsoft Teams e o SharePoint, todos os profissionais acessam o que precisam, de maneira rápida e fácil, em um único local, o que traz vantagens e aumenta a competitividade.

3 – Facilita o compartilhamento de informações entre SharePoint e Microsoft Teams

As equipes colaboram com o canal do Teams, tanto é que é possível fazer uma reunião a qualquer momento, bem como seções de brainstorming e colaborações online, como no caso de Quadros Brancos que facilitam o trabalho.

Ambas as ferramentas possuem em comum a facilidade em organizar projetos, tópicos e outros pontos de foco em nuvem. Em outras palavras, canais e equipes do Teams são mais estruturados, da mesma forma como acontece no SharePoint.

Para uma empresa de portaria a distância, é vantajoso porque existem dois protocolos comuns dentro dessas plataformas. Eles são responsáveis pela coautoria de documentos e o tratamento de versões online.

Os documentos podem ser utilizados em conjunto, sem que isso provoque problemas relacionados à coautoria.

Outro fato é que o SharePoint e o Microsoft Teams fornecem visualização e abertura dentro do próprio ambiente. O usuário tem a opção de abrir os arquivos no SharePoint, ao mesmo tempo em que trabalha no Teams.

Isso acontece porque não existe nenhum tipo de incompatibilidade entre as ferramentas. Além disso, dentro do SharePoint, os documentos estão muito mais protegidos e são rotulados e classificados automaticamente.

Para empresas que lidam com uma grande quantidade de documentos importantes, essa facilidade é fundamental para evitar perdas de informações.

Como funcionam as permissões?

Para usar essas ferramentas, um fabricante de máquina tampografia precisa das devidas permissões, que ambas funcionam de maneira semelhante, porém, não são iguais.

Isso porque o Microsoft Teams espera que os usuários colaborem com o sistema, por outro lado, as permissões do SharePoint se referem a vários níveis de permissões personalizáveis e predefinidas, como leitura, leitura e gravação, e assim por diante.

A importância do SharePoint e Microsoft Teams

As duas ferramentas são muito importantes para as empresas, pois trazem vantagens aos usuários.

No caso do Microsoft Teams, ele é vantajoso porque pode ser integrado também ao Microsoft Planner. Com isso, o usuário consegue gerenciar tarefas, rastreá-las e mencioná-las durante uma reunião.

Para uma autoescola especializada em aulas de volante para habilitados, também é vantajoso porque possui uma estabilidade na conexão, ou seja, uma reunião não será interrompida de repente.

Quanto ao SharePoint, ele é importante porque permite acesso ao histórico de todas as versões dos arquivos que foram documentados. Com isso, fica mais fácil para os usuários recuperar os dados e organizar melhor o ambiente de trabalho.

Outro fator de peso é a economia de espaço, principalmente quando se trata de planilhas muito pesadas ou páginas que demoram muito tempo para abrir.

Esses programas podem simplesmente prejudicar a performance do computador e, consequentemente, a quantidade de arquivos salvos em sua memória.

Mas se uma empresa de manutenção de veículo blindado utiliza o SharePoint, todas as informações são armazenadas em um único lugar, sem que seja necessário fazer o uso de uma máquina apenas para armazenar os arquivos.

Por fim, é uma ferramenta de acesso remoto facilitado, o que significa que o usuário não precisa estar logado para acessar o servidor. Ele precisa apenas conectar as informações e ter acesso à internet.

Considerações finais

A integração entre essas ferramentas da Microsoft traz muitos benefícios para as companhias, como pudemos ver ao longo deste artigo.

Por meio de uma boa colaboração, a rotina de trabalho sofre menos com complicações, que podem estar relacionadas à prática ou à documentação.

Com isso, o desempenho da equipe melhora muito, além de promover o espírito de colaboração entre todos, beneficiando a empresa e seu desempenho no mercado.

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