As vantagens do RH utilizar o SharePoint Online

As mudanças relacionadas ao modelo de trabalho dos indivíduos nos últimos anos reforçou a necessidade das empresas adotarem o uso da tecnologia na gestão de pessoas e de processos, considerando a disponibilidade de ferramentas como o SharePoint.

Com a realidade do home office (trabalho remoto) e da rotina de trabalho híbrida, a segurança da informação se tornou uma preocupação frequente entre os empregadores, inclusive para uma empresa de construção de piscina.

Devido aos ataques constantes de hackers, é crucial que as empresas estejam atentas para o recebimento, tratamento e compartilhamento de dados sensíveis. Os usuários mal intencionados atuam com o sequestro de tais informações.

Esses dados que podem se referir às informações pessoais de clientes e estratégias das empresas precisam necessariamente do controle de acesso. Somente dessa forma as empresas conseguem driblar o ataque de hackers.

Entretanto, o controle do acesso à informação é dificultado quando os colaboradores estão fora das instalações da empresa, ou seja, com a realidade atual que permite o trabalho remoto e híbrido é essencial contar com ferramentas que viabilizam a gestão à distância.

Se antes bastava a conexão com algum cabo de rede para que o colaborador estivesse conectado com a rede de uso comum no trabalho, atualmente é preciso contar com o apoio de soluções inteligentes em nuvem. 

Logo, pode-se afirmar que as soluções em nuvem beneficiam não somente a gestão de pessoas na relação empregado e empregador, possibilitando dinamismo no relacionamento com o cliente, como visto por alunos de reciclagem de CNH

O que é o SharePoint?

O SharePoint é uma plataforma online utilizada por mais de 200 mil empresas a nível mundial que corrobora para o gerenciamento de equipes de forma dinâmica.

Além de estar disponível para instalação, a ferramenta está disponível também no formato online que não exige nenhuma instalação, basta somente acessar o site que o recurso da Microsoft torna tangível a interação entre as equipes mesmo à distância. 

Entre as facilidades proporcionadas pela ferramenta, podem ser destacadas algumas que inclusive justificam a alta adesão nos últimos anos, como:

  • Compartilhamento de conteúdo corporativo;
  • Gestão da segurança da informação;
  • Privacidade de dados;
  • Personalização de sites e páginas.

Esses são alguns dos pontos desenvolvidos e atendidos pelo SharePoint, mas que são o suficiente para tornar o trabalho remoto uma realidade para uma equipe focada no fornecimento de materiais e gestão de coquetel de evento corporativo

Para os departamentos de recursos humanos, existe ainda a alternativa em usar o recurso como um Portal do RH e concentrar as informações transmitidas aos colaboradores em um só lugar, facilitando o cotidiano da gestão de pessoas.

Aliás, respondendo ao apelo feito pelos stakeholders (principais atores) do mercado, a automação nos processos de administração das empresas é crucial e positivo para a saúde operacional, financeira e comercial.

Assim, o SharePoint se consolida como a ferramenta necessária para tornar a gestão automatizada uma realidade, atendendo às particularidades de empresas de diversos segmentos e portes, incluindo uma fábrica de desengraxante para aluminio

Por ser uma plataforma totalmente personalizável, basta que a empresa referencie as soluções necessárias para atender uma gestão responsiva e enfim repasse o portal aos colaboradores.

Por que usar o SharePoint na gestão de pessoas?

Por ser uma exigência dos tempos modernos, investir na tecnologia para a melhoria de processos é visto como algo positivo e reforça o posicionamento da marca bem como proporciona o ganho de autoridade no mercado.

O desafio constantemente relatado pelos departamentos de recursos humanos está em lidar com as responsabilidades corriqueiras como a folha de pagamentos e benefícios e a gestão de pessoas, sobretudo, quando há um grande volume de colaboradores.

Em adição, conforme relatam os especialistas em administração de empresas, o departamento de recursos humanos (RH) tem a função de garantir que uma empresa cumpra com as responsabilidades trabalhistas e trazer bom clima organizacional.

Dado esse cenário, é possível observar que as responsabilidades delegadas para o departamento são vastas, e ao longo do dia a dia, gerenciar todas as atividades com sucesso é um ato complexo. 

No entanto, a plataforma em questão tem o objetivo geral de diminuir as tarefas manuais, integrando informações e funcionalidades em um só local. 

Por esse motivo, um negócio especializado no armazenamento de produtos perecíveis faz uso constante.

Além de corroborar para o dinamismo do departamento de RH, o SharePoint possibilita que as equipes estejam integradas mesmo à distância.

Em outras palavras, com o uso da solução em nuvem, equipes multidisciplinares podem trabalhar em conjunto para o andamento de projetos desafiadores e que exigem pesquisa e o detalhamento minucioso nos planejamentos.

Afinal, o rápido compartilhamento de documentos e informações é somado como ponto positivo no dinamismo das rotinas de trabalho, impactando também as taxas de conversão de vendas de serviços e produtos como varal de teto individual

Pode-se concluir nesse sentido que a principal vantagem encontrada na utilização do SharePoint é a praticidade para as equipes operacionais bem como para o departamento responsável pela gestão de pessoas. 

Conheça as principais funcionalidades da ferramenta

Sabendo que do uso comum do SharePoint para times multidisciplinares, os especialistas em administração de empresas destacam algumas das principais funcionalidades da ferramenta, abordando como efetivamente se aplicam na prática.

O receio em investir em novas soluções é normal entre as empresas, já que a tecnologia tem avançado com velocidade nos últimos anos e confrontando os padrões processuais usados tradicionalmente.

Portanto, dúvidas acerca da funcionalidade e segurança do recurso que proporciona o gerenciamento à distância são entendidas como um processo normal e até esperado das empresas.

Cabe frisar que boa parte das empresas tem labutado para driblar questões como a alta competitividade e as oscilações macroeconômicas, desse modo, a tomada de decisão no que tange aos investimentos torna-se mais complexa.

Ainda observando a realidade das empresas, é válido afirmar que cada decisão relacionada aos investimentos feitos podem surtir efeitos positivos e negativos, colocando a saúde financeira, operacional e comercial em jogo.

Conhecendo essa preocupação frequente nas organizações de modo geral, com o intuito de fomentar a utilização de soluções dinâmicas que assertivamente mitigam as burocracias empresariais, os especialistas destacam as funcionalidades mais relevantes.

  1. Contratação e integração mais rápidas

Conforme os relatos de profissionais atuantes no setor de recursos humanos, uma das atividades que mais exige tempo e dedicação é a contratação de novos funcionários. O papel do RH nesse sentido é indispensável.

Porém, com as oscilações na economia, as empresas precisam fazer constantes ajustes e entre elas podem ser destacadas a criação de departamentos e a necessidade de contar com o apoio de mão de obra extra.

Isto é, para atender o apelo do mercado e agregar melhorias constantes, as empresas investem na contratação de colaboradores.

Por ser uma responsabilidade do RH não só fazer o recrutamento e seleção como também garantir a contratação sem desimpedimentos e a integração do colaborador com a cultura empresarial, é compreensível a necessidade de contar com ajuda.

O SharePoint permite que os colaboradores troquem documentos entre si, logo manuais de processos e fluxogramas de atividades como terceirização de copeira. Assim o funcionário novo consegue se integrar rapidamente.

  1. Criação de intranet

A intranet é um recurso importante nas empresas porque por meio desta, é possível que a empresa concentre informações, avisos e ainda links de plataformas no mesmo ambiente online. 

Essa é uma tendência presente nas empresas tradicionais, em que é necessário a criação de um site adicional para que os colaboradores possam ter acesso. 

No SharePoint há a possibilidade de criar um espaço para que o departamento de recursos humanos publique informações referentes a admissões, contratações, datas comemorativas e eventos.

Além disso, com o uso da ferramenta o setor administrativo consegue divulgar dados importantes, como informações de fornecedores e prestadores de serviços. 

Se houver a necessidade de serviços como a retirada de entulho ensacado, os dados de prestadores podem ser encontrados rapidamente.

  1. Integração com outros sistemas

Com a ampla necessidade de informações a serem trocadas entre os indivíduos no contexto corporativo, é compreensível que os funcionários sintam dificuldade ao utilizar as ferramentas e acabam esquecendo de algum detalhe.

O ideal é que as empresas invistam em plataformas que sejam integradas ou que permitam a integração de modo rápido, assegurando que o uso dos recursos não prejudique o dinamismo da rotina de trabalho.

Por ser uma solução da Microsoft, o SharePoint é capaz de ser integrado com o Outlook, Teams, Edge e demais produtos da empresa em pauta. 

Nesse sentido, as equipes podem dinamicamente aplicar a ferramenta com outras soluções usadas no cotidiano. 

Considerações finais

Sendo assim, a administração de empresas é um processo seguido de burocracias, sobretudo em ambientes tradicionais que dispensam o uso da tecnologia, o que é prejudicial para a gestão empresarial bem como para o fluxo de trabalho das equipes.

Contudo, por ser uma ferramenta que automatiza os processos e permite a rápida troca de informação mesmo à distância, o SharePoint é recomendado por especialistas e sua implementação contempla o operacional e a equipe gestora de uma empresa.

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