Um dos conceitos errôneos mais comuns no gerenciamento de projetos atualmente é que a responsabilidade geral pelo sucesso ou fracasso de um projeto recai exclusivamente sobre o gerente do projeto. Especialmente aqueles projetos que surgem como iniciativas de mudança necessárias para responder a objetivos comerciais estratégicos precisam de uma liderança clara por parte da organização. Tais projetos exigem alguém com responsabilidade suficiente para tomar as “grandes decisões” que podem afetar mais seriamente o negócio: iniciar ou não um projeto, pará-lo ou terminá-lo, fornecer mais recursos ou estabelecer as prioridades corretas. Portanto, em todos os projetos, é necessária a figura do Patrocinador (para PMI) ou Gerente (para PRINCE2).
E o que faz um Patrocinador?
Para a PME, o Patrocinador é a pessoa que “fornece recursos e apoio ao projeto e é responsável por facilitar seu sucesso”. Ele ou ela define a direção e orienta importantes processos de tomada de decisão e também “serve como porta-voz da alta administração para obter o apoio da organização”. Finalmente, ela atua como um canal de escalonamento para o Gerente de Projetos com relação a problemas ou questões que afetam o projeto, mas excedem seu nível de responsabilidade. Para PRINCE2, o executivo também deve ser responsável pela conformidade do Business Case (assegurando que a justificativa do projeto seja mantida).
Quem pode ser um bom patrocinador?
O executivo (como principal membro do conselho do projeto) deve ter as seguintes características: autoridade, credibilidade, capacidade de delegar e disponibilidade.
- Autoridade: na maioria dos casos, emana de sua posição hierárquica. O patrocinador do projeto deve ser alguém com responsabilidade hierárquica dentro da organização.
- Credibilidade: o patrocinador deve ser o líder do projeto do ponto de vista comercial e, como tal, deve ser capaz de transmitir confiança e credibilidade de que o projeto será concluído com sucesso.
- Capacidade de delegar: o patrocinador deve se concentrar em questões importantes, onde ele pode e deve realmente contribuir. Um patrocinador que intervém na concepção do projeto, na estimativa do esforço da equipe ou que propõe soluções criativas, não agrega valor. Estas não são as áreas em que eles deveriam estar envolvidos.
- Disponibilidade: o patrocinador deve estar presente. Ele ou ela deve estar envolvido, deve estar disponível. Ele ou ela deve ser capaz de tomar decisões no momento em que elas precisam ser tomadas.
Como parece lógico, dentro dos relatórios do PMI, o papel e o envolvimento do patrocinador do projeto é identificado como uma das principais chaves para o sucesso dos projetos e programas. No entanto, vamos tentar imaginar quantas pessoas em nossa organização têm todas as características para ser um bom patrocinador. Se acrescentarmos a importância da liderança e das habilidades de comunicação à lista de papéis acima, a lista resultante provavelmente será muito curta. E este é um dos problemas atuais, de acordo com o estudo.
Patrocinadores de projetos: problemas comuns
Na verdade, há três problemas comuns com os patrocinadores de projetos:
3 problemas comuns como patrocinador de um projeto
- Sobrecarga: Sem muitos candidatos para o papel de patrocinador do projeto, todos os projetos acabam nas mesmas mãos, o que torna muito difícil atender adequadamente às necessidades de todos. Mesmo para grandes projetos ou programas, é aconselhável ter mais de um patrocinador de projeto.
- Comunicação: O patrocinador deve não somente ser um receptor de relacionamentos, mas também responsável pela comunicação, especialmente para o topo e para o resto da organização, mas também dentro da equipe: um bom patrocinador deve comunicar com sucesso a relação entre o projeto e a estratégia comercial ao gerente do projeto e à equipe, ser capaz de motivar, facilitar os laços de escalada e resolver os problemas à medida que eles surgem. As habilidades de comunicação mais importantes para um patrocinador são:
- Capacidade de influenciar as partes interessadas
- Capacidade de encontrar soluções vantajosas para todos
- Liderança
- Tomada de decisões
- Comunicações efetivas
- Treinamento e desenvolvimento. Um bom patrocinador deve ter um conhecimento (básico) da gestão de projetos, deve saber o que se espera de seu papel e deve ser capaz de desenvolver e melhorar seus conhecimentos e habilidades.
Finalmente, o estudo das PMIs conclui que existe uma relação direta entre cada um desses três aspectos e o sucesso do projeto.
