Quando uma iniciativa se torna importante para o negócio, algumas ações devem ser tomadas. A mais importante, com toda certeza, é a elaboração de um planejamento. Portanto, algumas ferramentas podem e devem ser utilizadas para criar um escopo eficiente da ação que será tomada.
A Estrutura Analítica do Projeto, também conhecida como EAP, se tornou uma das ferramentas mais utilizadas nesse mercado. Mas, hoje ainda existem muitos profissionais que não sabem como realizar ela.
Pensando nisso, resolvemos criar esse texto. Afinal, manter uma organização durante a criação de uma iniciativa acaba gerando muito valor para a empresa. Também mostraremos algumas dicas para que consiga tornar o processo mais rápido, acompanhe a seguir!
O que é um projeto EAP?
Quando uma empresa necessita criar um projeto específico, ela costuma apresentar uma série de ações para chegar ao resultado desejado, certo? Mas, de nada adianta quando essas ações são realizadas sem que exista uma relação forte entre os resultados e aquilo que está sendo realizado.
Sendo assim, o projeto EAP surge como um esquema que viabiliza a tomada de decisões corretamente. Assim, o planejamento daquela marca pode acontecer de forma mais simples e os resultados acontecem de maneira equilibrada, sem grandes surpresas negativas.
No geral, qualquer profissional pode criar um EAP. Na verdade, qualquer pessoa pode fazer isso, tendo em visto que a relação próxima que o projeto possui está relacionada a criação de um planejamento para chegar a um determinado objetivo.
A seguir, vamos compreender melhor como funciona essa ação e o que pode ser feito para ter um resultado mais agradável.
Começando o projeto EAP
A primeira ação que deve ser considerada durante a elaboração de um projeto como essa é a realização do detalhamento do projeto. Nesse momento, o que as empresas precisam compreender é que elas devem realizar determinado trabalho para conseguir um resultado específico.
A partir disso, uma série de questões devem ser pensadas. A Abertura do Projeto, que pode ser vista como um documento bem curto e simples, servirá como base para a construção de todo o resto. Há muitas informações que podem aparecer durante esse momento.
Apesar de no momento não existir um detalhamento correto do escopo, o fato é que já existe um acordo bem direcionado para aquilo que será realizado. Durante a Abertura do Projeto é preciso se concentrar em vários fatores, tal como a definição dos critérios essenciais para a aceitação das entregas.
Decompondo o projeto
Bem, depois de ter realizado um trabalho bem direcionado com relação a Abertura do Projeto, a missão do profissional agora é realizar uma decomposição do projeto para que se tenha uma construção adequada do EAP. Mas, o que se torna básico nesse momento, o que considerar para dividir?
Bem, evidentemente existem algumas atividades que precisam ser realizadas antes de outras. Assim, o gerente de projetos deve realizar uma ação bem pensada para detalhar de maneira hierárquica cada etapa daquela ação e gerar resultados bem trabalhados.
Assim, também preciso destacar que há diferentes maneiras de criar uma estrutura analítica de projetos. Existe, por exemplo, a EAP por fases, a EAP por entregas e muitas outras. Isso dependerá apenas de como o profissional planeja agir perante as oportunidades.
Dicionário EAP: o que é isso?
Agora que já desenvolve bem sua estrutura EAP chegou a hora de definir um dicionário que será utilizado por todos os presentes para facilitar a comunicação dentro do projeto. Esse é o dicionário EAP e com toda certeza representa um dos passos mais importantes para a execução da tarefa.
Mesmo durante a construção da estrutura analítica correta do projeto, nem sempre se destaca todas as ações relevantes para aquele momento. Para alguns funcionários, não está claro o que precisa ser feito e por conta disso o dicionário surge.
Cada pacote de trabalho consegue ter seu próprio dicionário. Como há diferentes maneiras de criar um EAP, deve-se considerar o que a empresa busca antes de tudo. Naturalmente, algumas oportunidades podem surgir disso e facilitar a vida dos profissionais que executam o projeto.
Consolide a EAP
Por fim, dentro dessas 4 etapas de criação, você precisa consolidar sua EAP. Isso significa que agora ela está completa, mas precisa de algo para a deixar firme com relação ao objetivo. Assim, depois de criar o dicionário, o gerente de projetos necessita aprovar o documento dentro da empresa.
Normalmente, para esse momento uma reunião é solicitada. Graças a isso, muitas pessoas podem se beneficiar porque agora é a hora de mostrar como o projeto será realizado para todos e também a maneira como os resultados devem aparecer.
Durante essa etapa, alterações são completamente possíveis. Para consolidar tudo necessita estar de acordo e nem sempre essa vai ser uma tarefa fácil. O gerente de projeto deve convencer que essa forma é a mais adequada para o momento e deixar todos despreocupados.
Dicas para seu EAP de sucesso
Agora você está preparado para criar seu EAP, mas nem sempre o projeto sai da maneira que deseja, certo? Por isso, algumas dicas podem funcionar muito bem para evitar o erro e potencializar o acerto.
O que realmente faz diferença durante a criação do EAP. Como esse tipo de ação precisa da aprovação dos elementos presentes no local, algumas considerações devem ser realizadas, como por exemplo a utilização de palavras específicas em certos pontos.
Utilize Substantivos
Os substantivos são exemplos mais claros de como uma alteração nas palavras utilizadas conseguem trazer uma diferença enorme. A utilização de verbos é pouco funcional e por conta disso muitos não utilizam. A dica é realmente buscar os substantivos durante a criação por conta de alguns motivos.
O primeiro deles diz respeito à facilidade de entendimento. O verbo deve ser utilizado durante o cronograma do projeto e sempre representa uma ação. A EAP precisa ser subsista e mostrar uma visibilidade maior para o projeto como um todo.
EAP simples ajuda!
A melhor maneira de conseguir um resultado adequado é realizando uma ação simples. Isso porque o EAP precisa ser entendido por qualquer funcionário que participa da iniciativa. Assim, quanto melhor otimizado, mais oportunidades de resultados a empresa terá em curto e longo prazo.
Quando criado um projeto, nem todos conseguem compreender a magnitude da ação para a empresa. Por isso, ajuda que o EAP tenha poucas informações complexas e que tenha um foco maior no objetivo. A transparência passada é muito maior e adequada para o que se deseja com o projeto.
Trabalhe bastante nos requisitos
Geralmente esse é um dos pontos mais relevantes durante a criação do projeto. A coleta de requisitos deve acontecer corretamente para que as pessoas tenham acesso às informações reais que devem ser coletadas de seus clientes. O gestor pode realizar um trabalho apenas nessa parte para garantir a entrega.
No entanto, ainda há muitos clientes que não possuem uma resposta bem formulada. Nesses casos, vale a pena apostar na realização de pequenas entrevistas e o gerente de projetos deve atuar aqui. Encontrar respostas com o maior nível de exatidão possível é o básico nesse momento.
Veja algum modelo
Existem vários modelos que já foram utilizados por profissionais. Assim, o gestor de projetos consegue gerar maior facilidade durante a criação de sua própria estrutura EAP porque consegue ter uma noção exata do que precisa. Não precisa criar um EAP igual ao modelo, mas se basear naqueles que realmente mostram um bom resultado será de grande ajuda.
Assim, tudo que realizar nele também terá um bom direcionamento. Geralmente isso não custa muito tempo, visto que há diversas estruturas EAP montadas que podem ser encontradas de graça na internet. Basta implementar e adequar ela a seu objetivo.
Utilize algum software de gestão
Quando se busca acelerar algumas ações, pode-se contar com a tecnologia. Os softwares para a gestão de EAP funcionam muito bem. Atualmente o desenvolvimento da tecnologia tornou possível que diversos programas conseguissem realizar uma gestão mais adequada de vários processos dentro de uma empresa.
Com relação aos EAP, apesar de existir uma certa facilidade para que algumas ações fossem tomadas, também se busca destacar alguns pontos. Sempre será necessário a presença de algum profissional para lidar com possíveis alterações e com a construção do EAP como um todo.
O sistema de gestão acaba sendo útil apenas para que se realize atividades simples e a construção aconteça de maneira mais rápida.
Realmente vale a pena utilizar esse método?
Sim! Esse método representa uma oportunidade para que alguns projetos sejam realizados com maior facilidade e também com um planejamento bem adequado. Algo que acontece com outras maneiras de criar ações específicas para empresas, mas que se destaca ainda mais com o EAP.
No entanto, ao necessitar de ações tão bem direcionadas, pode ser necessário a presença de algum profissional que consiga realizar a ação de maneira adequada. Um EAP ruim pode gerar um resultado negativo.
Quando existe um projeto relevante para ser executado, a empresa não pode aceitar isso, não é mesmo? Toda ação precisa ser bem pensada.
Conclusão
Com um EAP adequado a empresa pode ter uma organização muito melhor. A tomada de decisão se torna mais simples e os desafios e oportunidades são trabalhados de maneira mais inteligente.
Naturalmente, com a ajuda de um profissional adequado tudo pode ser potencializado. Portanto, a empresa precisa reconhecer que o EAP é um ótimo caminho, mas precisa saber trabalhar com ele de maneira inteligente para gerar resultados bem direcionados e que possam ser visualizados por toda a equipe.
No entanto, poucos realizam esse processo corretamente. Criar uma estrutura EAP, apesar de simples, acaba não chamando a atenção de muitas empresas.
