Algo comum na vida de profissionais e que pode influenciar em como determinada tarefa será realizada é a sensação de não ter por onde começar. Isso é algo que se abrange para a área pessoal também! Mas qual seria a melhor maneira de trabalhar com esse problema?
Dentro do ramo empresarial, podemos ter uma sensação constante de que isso acontece. Algumas ferramentas podem ser muito úteis para diminuir esse risco, garantindo uma boa realização do trabalho. Aqui vamos falar do plano 5W2H, reconhecido por oferecer essa facilidade.
Esse plano ajudará diferentes equipes e também gestores, para que assim possam encontrar um ponto de partida interessante para seus objetivos. De certo modo, será muito útil para definir estratégias com bom planejamento.
O que é 5W2H?
Para realizar um projeto com o máximo de qualidade, precisamos pensar em muitos pontos. O plano 5W2H tem o objetivo de melhorar a realização desse projeto, destacando todas as atividades que devem ser realizadas para chegar no resultado esperado. Também é muito útil para a criação de planos de ação que sejam rápidos e bem econômicos.
Esse plano poderá auxiliar para que algumas ações necessárias sejam bem estruturadas. Assim, o foco no objetivo principal é melhor administrado. Também precisamos pensar em prazos, atribuição de responsabilidades e outros elementos que aparecem com frequência.
Importante mencionar, entretanto, que a 5W2H possui um plano de ação muito bem definido, mas não deixa de lado toda a formalidade do processo. É preciso reconhecer que uma documentação será exigida para esse momento.
Além disso, precisa considerar que toda a construção desse plano se baseia em 7 pontos fundamentais. Veja a seguir um pouco mais sobre eles!
What
Traduzindo para o português: “O que?”. Bem, nesse momento as ações que devem ser tomadas são apenas análises. Por sua vez, devem se basear nos critérios fundamentais para que a empresa busque realizar aquela ação, mas isso pode ficar para outra área do negócio.
O importante aqui é definir com detalhes a ação que deverá ser executada. A partir dela, resultados mais agradáveis podem surgir, facilitando uma gestão bem feita e somente a partir disso partiremos para a outra etapa!
Why
Agora precisamos saber o por que? Afinal de contas, toda a ação dentro de uma empresa precisa ser bem elaborada e pensada. Quando não há isso, muitos problemas podem surgir. A justificativa para realizar aquela atividade diz muito sobre a natureza do negócio e as possibilidades com a ação.
Também poderá ser definido durante esse momento a necessidade que a organização cobra e a solução correta para esse momento! Essa também é uma etapa bastante analítica, mas que tem um grande peso para o resultado final.
Who!
Claro, não poderia faltar um momento para definir quem realizará as tarefas. O objetivo do plano 5W2H é mostrar essa viabilidade. Mas é claro, o negócio precisa realizar uma ação de análise com base naqueles funcionários que conseguem apresentar maior facilidade para desenvolver certa função.
Basta, portanto, definir o trabalho que será realizado e também a força que será empregada durante aquela ação. Pense nos líderes e em outros elementos básicos para que o trabalho seja bem feito, agilizando também os resultados.
Where
Agora vem o local. Bem, mesmo que exista uma certa pretensão de realizar projetos em meios físicos, nem sempre é possível. Sabemos que o fator “Local”, pode sofrer diferentes alterações de acordo com a necessidade da empresa. Sem contar que a mão de obra pode causar muitos problemas caso não esteja bem posicionada.
Então, pode ser que nesse momento os líderes precisam definir a plataforma que será utilizada para realizar a tarefa, um escritório diferente… o importante é fazer com que os resultados sejam claros.
When
Depois de definir todos os itens acima com bastante cuidado, é preciso pensar em quando acontecerá. As questões mais relevantes são quando começar e terminar o trabalho. Aqui o prazo deverá ser estabelecido e também devemos considerar diferentes fatores para o momento.
Muitos projetos, atualmente, acabam sofrendo com atrasos. Acredite, isso é bem comum. Apesar de existir uma ideia de controle, nem sempre ela se mostra tão presente assim. Isso porque não há como prever um imprevisto.
Faça uma análise com base nos funcionários também. Aqueles que precisam de mais ou menos tempo para desenvolver suas tarefas. Assim uma média será construída e mostrará um resultado bem agradável.
How
Agora partimos para a parte dos H’s. Bem, o “How” tem relação com a maneira com que o trabalho será feito. Neste momento, não podemos mencionar muito, tendo em vista que isso dependerá da organização. Nesse momento precisamos apenas definir como ele será realizado.
Pensar em quais parâmetros para sua execução, quais etapas e ciclo de vida para o projeto e muito mais. Também será preciso definir quais são os padrões possíveis para aquela ocasião, tudo com um foco em deixar as relações mais leves.
How Much
Talvez a parte mais preocupante de todo o projeto. Agora chegou a hora de definir com cuidado o valor necessário para a realização do projeto. Geralmente as empresas buscam também entender o investimento de maneira mais complexa, mostrando quanto cada etapa irá gastar.
Como se é de imaginar, aqui há possibilidades de diminuir alguns custos e otimizar resultados. Em certos casos, até mesmo poderá antecipar alguns problemas, possuindo uma verba extra para pagamento.
Quais os benefícios do plano?
Bem, como viu, esse é um tipo de ação que se baseia em diferentes critérios para criar um ambiente confortável. Existem, portanto, inúmeras vantagens em aplicar o 5W2H na sua organização. Claro, é preciso reconhecer também a necessidade do negócio para alavancar ele o mais rápido possível.
Mas, se tratando das questões vistas aqui, o plano consegue mostrar os seguintes pontos relevantes:
- Facilidade na versatilidade, fazendo com que seja aplicável em diferentes tipos de projetos;
- Também é uma maneira bem rápida de associar o planejamento do papel no dia a dia;
- Ajuda no desenvolvimento da equipe, comunicação e resultados;
- Facilita a realização de brainstorms;
- Mantém um modelo de organização para a organização;
- Entre outros.
São muitos benefícios e, como deve ter notado, cada etapa consegue oferecer uma vantagem chamativa. Lembrando, novamente, que sua aplicação consegue ter bastante versatilidade, por conseguinte, vamos falar um pouco mais delas a seguir!
Onde pode ser aplicado?
De fato, a aplicação entra em vários tipos de projetos de acordo com o objetivo da empresa. Bem, seguindo as informações mencionadas aqui, podemos pensar em diferentes pontos básicos.
Mas, quanto a sua aplicação real, as empresas tendem a associar o plano 5W2H a os seguintes tipos de projetos:
- Brainstorms;
- Processos;
- Planejamento Estratégico;
- Processos.
Portanto, isso pode apresentar bastante benefícios a longo prazo. é claro, toda sua estratégia pode depender de uma boa equipe para gerenciar tudo corretamente e trazer o máximo de conforto para suas atividades.
Importante mencionar também que para melhor adesão dessa estratégia, a transparência e boa comunicação com as partes envolvidas deve ser frequente.
Como realizar a criação do plano
Bem, como visto aqui, há muitos motivos para realizar a criação do plano. Entretanto, ele pode ser ainda mais simples durante a construção de sua estrutura. Ele pode ser feito a partir de diversos métodos. As planilhas são com toda certeza as mais utilizadas e, por sua vez, são baratas.
Para conseguir criar um modelo que seja bem entendido por todos presentes, devemos averiguar com cuidado. Pensando nos resultados a longo prazo, a organização deve manter um padrão para que todos os funcionários entendam o que deve ser feito.
Assim, cada página da planilha criada deve representar alguns dos 7 pontos descritos no plano. Depois disso, não há muitos segredos. Poderá seguir o seu próprio layout, desde que seja bem organizado.
Onde organizar?
Existem outros locais que podem ser bem interessantes para realizar determinadas ações. Mas, alguns deles são pagos. É claro, há até mesmo quem prefira realizar um planejamento como esse a partir de algum método fora do digital, mas não vale a pena porque há grande desperdício de tempo e dinheiro.
O ideal é trabalhar com algumas plataformas. Como deve imaginar, o Excel demonstra bastante facilidade ao trabalhar com ela. Basta conhecer um pouco mais da ferramenta para que seus resultados sejam cada vez mais crescentes.
Há muitas partes envolvidas. Assim, quanto melhor a plataforma na parte organizacional, mais fácil ficará ter resultados bem estruturados. Lembre-se sempre de entender o que o 5W2H busca.
Quem deve realizar o plano?
Bem, é preciso ter uma equipe que foque nas atividades de organização da empresa. Mas, no geral, qualquer funcionário consegue realizar um bom plano. Aqui estamos falando de algo pré-definido. Entretanto, também devemos compreender que nem todos possuem a capacidade, visto que não conhecem o bastante sobre os objetivos da empresa.
Por isso, pode ser necessário contratar alguma mão de obra para assim ter algo maior para uso. O tempo é material importante e utilizando o plano em questão há possibilidade de grande diminuição em seu uso.
Conclusão
Bem, com um plano bem organizado e gerenciado, os resultados surgem com pouco tempo. Você poderá conferir isso no dia a dia da organização. Mas também precisamos entender que essa é apenas mais uma das várias ferramentas que podem ser utilizadas para melhorar algumas partes.
Com a utilização de mais, teremos otimização cada vez melhor. Há, inclusive, ferramentas que podem ajudar na comunicação entre os funcionários e funções semelhantes. Aplicar elas em conjunto pode ser uma ótima ideia para manter a harmonia entre todas as equipes presentes.
O 5W2H pode ser bastante útil em muitas situações!
