Continuando nossa sequência de três posts sobre estruturar o Microsoft PPM para gerenciar os riscos de um projeto, vamos mostrar como criar um fluxo de notificação para o responsável do risco, informando a criticidade e data para acompanhamento.
Nas postagens abaixo mostramos como configurar a lista de gestão de riscos e associar um fluxo de trabalho com a lista no SharePoint.
Configurando a lista de riscos
Criando um novo fluxo de trabalho
Configurando o e-mail de notificação
Com o fluxo iniciado seguindo os posts acima, vamos utilizar a ação de Enviar E-mail. Após inserir esta ação, clique em estes usuários, conforme imagem abaixo.
Agora, vamos definir o destinatário, assunto e corpo do e-mail. Para tal, no campo Para, clique no ícone do Livro, selecione a opção Pesquisa de Fluxo de Trabalho de um Usuário, clique em Adicionar e selecione o campo Atribuído a, com isso, selecionamos o usuário informado no campo para receber o e-mail, ou seja, o usuário que foi atribuído ao risco. No campo Assunto, deixe conforme desejar.
O corpo do e-mail, fica conforme abaixo. Note que, onde estão as informações com o formato [% Nome %] trata-se de informações variáveis, ou seja, serão as informações respectivas do risco que foi criado. Para adicionar uma variável ao corpo do e-mail clique em Adicionar ou Alterar Pesquisa, no canto inferior esquerdo e selecione o campo desejado em Campo da fonte.
Por fim, deixe o fluxo conforme imagem abaixo e clique em Publicar. A partir de agora, sempre que um novo risco for criado na lista, o usuário selecionado no campo Atribuído a, será notificado via e-mail.
No próximo post mostraremos como montar um dashboard de mapa de calor dos riscos, utilizando o Power BI.
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