O papel do patrocinador em projetos: Responsabilidades, Desafios e impacto
Atualmente, um dos conceitos mais equivocados no gerenciamento de projetos é a ideia de que a responsabilidade total pelo sucesso ou fracasso de um projeto recai exclusivamente sobre o gerente de projetos. No entanto, essa visão precisa ser revista. Especialmente em projetos que nascem como iniciativas estratégicas de mudança, é fundamental que exista uma liderança clara e ativa por parte da organização.
Portanto, quando decisões críticas precisam ser tomadas — como iniciar ou não um projeto, interrompê-lo, investir mais recursos ou reorganizar prioridades —, é indispensável que haja alguém com autoridade suficiente para agir. Assim, a figura do Patrocinador do Projeto (segundo o PMI) ou do Executivo (segundo o PRINCE2) torna-se essencial em qualquer tipo de projeto.
Afinal, o que faz um patrocinador?
Segundo o PMI, o papel do patrocinador em projetos é a pessoa que fornece os recursos e o apoio necessários, além de ser responsável por facilitar seu sucesso. Além disso, essa pessoa também define a direção estratégica e orienta decisões importantes ao longo do projeto. Por outro lado, também é esperado que ela atue como um porta-voz da alta gestão, buscando o apoio necessário da organização.
Outro ponto importante é que o patrocinador atua como canal de escalonamento para o gerente de projetos sempre que surgem problemas ou questões que fogem ao seu nível de responsabilidade. Já no PRINCE2, o papel do executivo é ampliado: ele também precisa garantir que o Business Case continue válido durante toda a execução do projeto.
Quem pode ser um bom patrocinador?
Para que o patrocinador tenha um desempenho eficaz, é necessário que ele — ou ela — reúna quatro características essenciais: autoridade, credibilidade, capacidade de delegação e disponibilidade.
- Autoridade: Em geral, ela vem da posição hierárquica ocupada dentro da empresa. Portanto, o patrocinador precisa ser alguém com responsabilidade formal dentro da organização.
- Credibilidade: Ele deve liderar o projeto sob a ótica comercial e, para isso, precisa transmitir confiança de que o projeto será bem-sucedido.
- Capacidade de delegar: É essencial que o patrocinador se concentre nas decisões estratégicas. Quando ele se envolve em detalhes técnicos ou no esforço da equipe, por exemplo, não está agregando valor.
- Disponibilidade: O patrocinador deve estar presente e acessível. Além disso, deve se envolver ativamente e estar preparado para tomar decisões no momento certo.
Por que o papel do patrocinador é tão importante?
De acordo com diversos relatórios do PMI, o envolvimento do patrocinador é apontado como um dos principais fatores de sucesso de projetos e programas. Ainda assim, é importante refletir: quantas pessoas dentro da organização realmente reúnem todas essas qualidades?
Quando adicionamos a necessidade de habilidades de liderança e comunicação à lista, percebemos que a quantidade de candidatos ideais é ainda menor. Por isso, essa carência é destacada como um dos grandes desafios atuais enfrentados pelas empresas, segundo estudos recentes.
Patrocinadores de Projetos: Três Problemas Comuns
Apesar da sua importância, é comum encontrarmos falhas no desempenho de patrocinadores. A seguir, veja os três problemas mais recorrentes:
- Sobrecarga
Com poucos profissionais qualificados para assumir esse papel, muitos projetos acabam nas mãos de uma mesma pessoa. Como resultado, torna-se quase impossível dedicar a atenção necessária a cada projeto. Por isso, principalmente em projetos maiores, é altamente recomendável contar com mais de um patrocinador. - Comunicação
Um patrocinador eficiente não deve apenas ouvir, mas também comunicar. É papel dele explicar com clareza a conexão entre o projeto e a estratégia da empresa — tanto para a alta liderança quanto para a equipe. Além disso, ele deve ser capaz de motivar, resolver problemas rapidamente e facilitar os canais de comunicação e escalonamento. Para isso, algumas habilidades são essenciais:
- Influenciar partes interessadas
- Encontrar soluções vantajosas para todos
- Demonstrar liderança
- Tomar decisões com confiança
- Estabelecer comunicações eficazes
3. Capacitação e Desenvolvimento
Por fim, um bom patrocinador precisa entender os fundamentos da gestão de projetos. Isso significa que ele deve saber claramente qual é o seu papel, além de buscar constantemente aprimorar seus conhecimentos e habilidades para contribuir de maneira mais estratégica.
Conclusão
Como foi possível perceber, existe uma forte relação entre o envolvimento do patrocinador e o sucesso dos projetos. Portanto, é indispensável que as organizações valorizem esse papel, preparando melhor seus profissionais, distribuindo responsabilidades de forma equilibrada e promovendo uma cultura de liderança ativa.
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