Durante o desenvolvimento de alguns projetos, determinadas ações são fundamentais para manter a agilidade e evitar problemas. A criação de um plano de negócio efetivo é uma dessas, mas não representa o todo. Também precisamos considerar os momentos em que algumas falhas acontecem.
Nesse caso, há muitas atividades que conseguem ser úteis. O relatório de status é um deles e consegue realizar uma sintetização dos processos, mostrando dados precisos para as partes interessadas. Assim, toda a empresa consegue ter uma visão mais tática com relação ao desenvolvimento daquele projeto.
Como esse recurso tem grande utilidade e pode estar presente na estratégia de muitos negócios, hoje iremos falar um pouco mais sobre ele. Afinal, seu funcionamento realmente auxilia resultados mais estratégicos? Continue a leitura para saber!
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O que é um relatório de status?
Geralmente quando se cria um projeto, além de definir os objetivos e ponderar sobre os prazos, também é fundamental acompanhar. Entretanto, esse tipo de trabalho não pode ficar na mão de apenas uma pessoa e para isso os relatórios de status representam uma solução clara.
Quando um relatório precisa ser criado, a distribuição de informações deve abranger muitas partes. Deve-se avaliar fatores relevantes para o andamento do projeto naquele momento. As metas, os prazos e também o que já foi gasto. Como o termo sugere, quem elabora necessita oferecer informações sobre o status do projeto no momento.
Assim, quase sempre o processo acontece após a definição das necessidades da empresa. Também é periódico dependendo do tamanho do projeto. Algo que pode levar 1 ano para a instituição poderá possuir uma grande quantidade de relatórios de status.
Como criar um relatório de status?
Com o objetivo de evitar que alguns problemas se prolonguem em determinados projetos, grande parte dos funcionários aderem ao relatório de status. Mas o que de fato é necessário para construir um. De que forma ele pode ser criado para que some bastante ao objetivo da empresa?
Para acompanhar melhor o andamento das atividades, o funcionário necessita de um método que seja direto. A criação do relatório pode levar certo tempo, mas contribui bastante para a organização. Veja a seguir como realizar.
Informações das outras etapas
Sempre que existir a necessidade de criar um relatório, o planejador deve agir de acordo com as informações presentes em outras etapas. Como essa é uma ferramenta que foca no monitoramento, ter os dados de outras etapas poderá ser útil para a criação da base deste relatório.
Ah, vale lembrar também que para que possa começar a criar o relatório, alguns recursos necessitam de confirmação. Por exemplo, as metas e prazos. Geralmente são mencionadas no começo do processo e acabam sendo úteis para o futuro.
Como já percebeu, essa ação de monitoramento tem o objetivo de mostrar o progresso do projeto. Seja ele positivo ou negativo, há importância. Também deve mostrar como resolver alguns problemas que possam surgir. Assim, documentar algumas informações fará com que se tenha maior facilidade ao buscar resultados.
As informações mais relevantes
Outra ação de grande relevância é a realização de um apanhado geral com os pontos e informações mais relevantes. Quando se cria um relatório tão grande, precisa considerar que algumas informações não precisam ganhar espaço. Afinal, boa parte das pessoas que irá lê-las não deseja um apanhado completo sobre o andamento do projeto.
Escolher os dados mais importantes fará com que a quantidade de informações seja menor, porém os resultados serão mais conclusivos. Em outras palavras, quanto mais breve e eficiente for o relatório, melhor. Mas não esqueça que há necessidade de um bom conteúdo explicativo.
Dentro de um negócio, diferentes tipos de dados podem ganhar relevância, porém, podemos dizer que há um certo padrão nessa parte. A maioria manterá atenção no escopo, cronograma e também no orçamento.
Criando uma estrutura inteligente
Geralmente nesses tipos de relatórios precisamos de uma formatação mais organizada. Depois de reunir aqueles dados que são mais importantes, precisa pensar na maneira mais correta para os organizar. Apesar de parecer algo básico, geralmente leva tempo para conseguir um resultado agradável.
Dentro dessa questão, também existem alguns modelos que são padrões. A maioria dos negócios os utilizam porque conseguem deixar toda a estrutura organizada e de fácil compreensão. Dentro dela se considera fatores como:
- O nome do projeto que está sendo realizado;
- Um resumo breve dos objetivos da equipe;
- O que foi alcançado e também alguns progressos;
- Por fim, se marca os possíveis riscos.
Pronto, agora o planejador terá uma ação mais completa! Como mencionado, não há necessidade de focar tanto na parte da estrutura. Porém, possuir uma que tenha critérios básicos para a passagem de informação contribui.
Estabeleça algumas prioridades
Como mencionado acima, para a criação de um relatório de status, há necessidade da passagem de uma certa quantidade de tempo. Dessa forma, quando a empresa decide criar algo do gênero precisa entender que a definição de um intervalo adequado para sua execução também deve entrar no projeto.
Quando realizar esse processo poderá considerar dois pontos principais. O primeiro deles é o perfil do projeto. Há também o público. Dependendo do tipo de relatório criado, haverá diferenças significativas com relação a essas partes.
Depois de realizar essa etapa já tem preparo suficiente para conseguir um resultado aceitável para o relatório, porém existem outras ações que podem ser concluídas para potencializar e otimizar o maior número de dados possíveis.
O que fazer para melhorar meu relatório de status?
Como profissional, pode utilizar vários métodos para obter maior quantidade de dados e apresentar informações que sejam mais relevantes. Sabemos que nem sempre essa é uma missão fácil e precisamos de algo preciso para não perder nosso tempo com algo que pode não funcionar.
A importância do relatório está no fato de que ele funciona para regular novamente as atividades que estão sendo realizadas naquele projeto. A parte financeira, por exemplo, necessita de uma atenção superior.
Assim, para melhorar ainda mais o seu relatório de status, os profissionais tomam as seguintes decisões:
Entender o andamento do projeto
A necessidade de criar uma ação efetiva tem base no que já foi realizado. A organização de muitas ações passa por aqui. Conhecendo mais sobre as outras etapas, pode revelar novos prazos, compreender os recursos gastos e muito mais.
Como é algo feito com certa periodicidade, geralmente os valores e o tempo apresentam variações de acordo com o desempenho da equipe.
Reconheça os problemas
Todos os projetos tendem a apresentar problemas. Em primeiro lugar porque estamos falando de trabalho em equipe. Assim, quando há uma recorrência de relatório de status há também uma melhoria significativa na detecção. Porém, nem sempre o profissional consegue destacar algo porque ele mesmo não reconhece a situação.
Quando não há o acompanhamento adequado dos problemas a empresa pode perder muito dinheiro e não chegar ao objetivo. Lembre-se, ao criar qualquer projeto a instituição tem em mente a quantidade de tempo que deve gastar, o valor e muitos outros critérios para um resultado agradável.
Reduza o trabalho manual realizado
Claro, também há opções de diminuição do trabalho. Na verdade, o ideal é que algo assim seja realizado porque o trabalho manual pode pecar em qualidade. Por outro lado, o relatório de status realizado dentro da internet é decisivo. Isso porque as informações e ações são melhores direcionadas.
Vale lembrar que existem aplicativos específicos para que se consiga fazer isso. Essas são automatizadas e o criador apenas precisa ter conhecimento sobre alguns dados básicos da empresa.
Qual a frequência correta?
Uma dúvida bastante comum é compreender o tempo necessário para a criação de um novo relatório de projeto. Bem, aqui poderá existir algumas variações de acordo com seu objetivo. Nesse caso, não há uma resposta correta. Alguns podem acontecer a cada 15 dias, outros a cada 1 mês.
Isso porque esse relatório dependerá de como o projeto está sendo desenvolvido, qualidade da equipe e até fatores externos à empresa. A partir do momento em que o projeto começar, a empresa que busca ter maiores informações sobre o andamento do mesmo irá passar informações sobre os períodos.
Não esqueça que isso poderá acontecer de muitas maneiras diferentes. Mas tenha em mente também que a maioria dos relatórios de status possuem uma estrutura bem semelhante. Assim, os mesmos pontos são relevantes e por conta disso os períodos são fáceis de identificar também.
Mas, é claro, quanto maior o projeto, maiores quantidades de relatórios ele terá. Porém, os períodos ainda podem variar. Alguns duram 1 ano, com relatórios a cada 15 dias, enquanto outros, com a mesma duração, podem ter um tempo maior para divulgação dessas informações.
Outras dicas que são úteis na criação
Há muitas outras informações que podem ser úteis para seu relatório. Por exemplo, um resumo básico das informações e dados do mesmo. Garantirá maior qualidade para seu trabalho, pois marcará adequadamente alguns dos pontos de destaque.
Definir soluções pode ser uma ótima ideia também, assim como ter um bom software para criar. Mesmo sendo automatizados, muitos deles podem apresentar defeitos com o tempo. Uma contratação adequada ajudará nesse processo.
Ah, e lembre-se que essa mesma contratação poderá ser utilizada em outras atividades também.
Conclusão
Agora você sabe o que é e como funciona um relatório de status. Sabe também como criar um, portanto, tenha total atenção com as possibilidades para gerar um trabalho que de fato, seja qualitativo. Informações otimizadas e boa leitura das mesmas contribuem para essa qualidade.
Por fim, não esqueça da periodicidade. Esse elemento será somado de maneira inteligente aos outros. Conhecer as etapas anteriores do projeto para criar algo agradável auxilia bastante na relevância do relatório de status.
