No cronograma de um projeto, usualmente trabalhamos com a porcentagem concluída de uma tarefa, que é uma informação inserida, na maioria das vezes, manualmente pelo gerente do projeto. Mas com que base é possível medir o avanço de uma tarefa? Uma informação importante que podemos nos basear é a porcentagem prevista de conclusão. Sendo assim, neste post mostraremos como calcular a porcentagem prevista de uma tarefa automaticamente.
Linha de base
Para que possamos calcular a porcentagem prevista de uma tarefa precisamos fazer a comparação entre uma data (usaremos o campo Data de Status) e uma data acordada de término da tarefa, que chamaremos de linha de base de término.
O Microsoft Project disponibiliza nativamente um recurso para salvar linhas de bases de tarefa. Ao todo é possível salvar 11 linhas de bases do projeto. Para salvar uma linha de base, vá até a guia Projeto e então clique em Definir Linha de Base, conforme imagem abaixo.
Porcentagem prevista
Primeiramente, com a linha de base do projeto salva, o próximo passo é fazer a criação do campo que irá calcular a porcentagem prevista da tarefa e/ou projeto.
A fórmula que vamos utilizar é a seguinte, como o Microsoft Project trabalha com a duração em horas de trabalho precisamos levar em consideração a duração da tarefa para calcular a porcentagem prevista.
CInt(IIf([Duração Planejada Total] = 0; IIf([Término da Linha de Base] <= [Data de Status]; 100; 0); Format(([Duração Planejada] / [Duração Planejada Total]) * 100; “0”)))
Portanto, antes de criar o campo com a fórmula acima, precisamos criar dois campos auxiliares que são Duração Planejada Total e Duração Planejada. Abaixo estão as fórmulas para os dois campos.
Duração Planejada
IIf([Início da linha] > [Data de Status]; 0; IIf([Término da Linha de Base] < [Data de Status]; ProjDurValue([Duração linha de base]); ProjDateDiff([Início da linha]; [Data de Status])))
Duração Planejada Total
ProjDurValue([Duração linha de base])
Como mencionado acima, trabalharemos com o campo “Data de Status” para calcular a porcentagem prevista, isso nos permite simular cenários futuros, ou seja, é possível saber o quanto de porcentagem prevista a tarefa estará em uma determinada data. Sendo assim. para informar a data de status, vá até a guia Projeto, clique em Data do Status e selecione a data desejada.
Exemplo prático
Em uma tarefa onde o início é 21/07/20, o término 12/10/20 com a data de status em 04/08/20, a fórmula me trará que a porcentagem prevista da tarefa é 18%.
Caso eu altere a data de status para 01/09/20, simulando o quanto a minha tarefa deveria estar completa nesta data, a formula me traz que a porcentagem prevista deve ser de 52%.
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