A divisão do trabalho em tarefas menores é uma técnica comum de produtividade utilizada para tornar o trabalho mais manejável e acessível. Para projetos, a Work Breakdown Structure (WBS) é a ferramenta que utiliza esta técnica e é um dos mais importantes documentos de gerenciamento de projetos. Integra as linhas de base de escopo, custo e cronograma, assegurando que os planos do projeto sejam alinhados.
O que vou encontrar no post :
- EAP (Estrutura Analítica do Projeto) com base nos resultados finais
- EAP (Estrutura Analítica do Projeto) por fase
- Como criar uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) por fase
- Como usar EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
O Project Management Institute (PMI) Project Management Book of Knowledge (PMBOK) define a estrutura de desagregação do trabalho como uma “desagregação hierárquica, orientada para resultados, do trabalho a ser realizado pela equipe do projeto“. “Existem dois tipos de EAP: 1) baseado em produtos e 2) baseado em fases. A abordagem mais comum e preferida é a abordagem baseada em produtos a serem entregues. A principal diferença entre as duas abordagens são os elementos identificados no primeiro nível do EAP (Estrutura Analítica do Projeto).
EAP (Estrutura Analítica do Projeto) com base nos resultados finais
Uma estrutura de decomposição do trabalho baseada em Deliverables demonstra claramente a relação entre os deliverables do projeto (ou seja, serviços ou resultados) e o escopo (ou seja, o trabalho a ser realizado). A figura 1 é um exemplo de um EAP baseado em produtos para a construção de um projeto. A figura 2 primeiro nível corresponde ao nome do projeto, o segundo às fases que o constituem e o último aos pacotes de trabalho.
Na Figura 1, os elementos de nível 1 são descrições resumidas dos produtos a serem entregues. Os elementos de nível 2 de cada seção do EDT são todos os produtos únicos necessários para criar o respectivo produto de nível 1.
EAP (Estrutura Analítica do Projeto) por fase
Na Figura 2, uma WBS baseada em fases, Nível 1 tem cinco elementos. Cada um desses elementos são fases típicas de um projeto. Os elementos de nível 2 são os resultados únicos de cada fase. Independentemente do tipo de EAP (Estrutura Analítica do Projeto), os elementos de nível inferior são todos entregáveis. Note que elementos de vãos diferentes têm o mesmo nome. Uma WBS baseada em fases exige que o trabalho associado a múltiplos elementos seja dividido no trabalho individual de cada elemento de nível 1. Um dicionário WPS é criado para descrever o trabalho de cada elemento.
Uma boa WBS é simplesmente aquela que torna o projeto mais gerenciável. Cada projeto é diferente, cada gerente de projeto é diferente e cada WBS é diferente. Portanto, a EAP correta é a que melhor responde à pergunta: “Qual estrutura torna o projeto mais gerenciável?“.
Como criar uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) por fase
Uma boa estrutura de trabalho é criada através de um processo iterativo onde indica que o trabalho flui continuamente, muitos utilizam um método chamado Kanban, seguindo estas etapas e diretrizes
COLETAR DOCUMENTOS CRÍTICOS
- Coleta de documentos críticos do projeto.
- Identificar o conteúdo que contém os resultados finais do projeto, por exemplo, a carta do projeto, a declaração de escopo e os sub-planos do plano de gerenciamento do projeto (PMP).
IDENTIFICAR OS MEMBROS-CHAVE DA EQUIPE
- Identificar os membros certos da equipe do projeto.
- Analisar os documentos e identificar os resultados finais.
DEFINIR ELEMENTOS DE NÍVEL 1
- Definir elementos de nível 1. Os elementos de nível 1 são descrições resumidas dos resultados que devem capturar 100% do escopo do projeto.
- Verificar que 100% do escopo seja capturado. Esta exigência é comumente referida como a regra dos 100%.
ELEMENTOS DE DECOMPOSIÇÃO
- O processo de decomposição dos produtos de nível 1 em produtos únicos de nível inferior começa. Esta técnica de “decomposição” é chamada Decomposição.
- Continuar a decompor o trabalho até que o trabalho coberto por cada elemento seja gerenciado por uma única pessoa ou organização. Certifique-se de que todos os elementos sejam mutuamente exclusivos.
- Pergunte-se se uma decomposição adicional tornaria o projeto mais manejável. Se a resposta for “não”, a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) está concluída.
CRIAR O DICIONÁRIO WBS
- Definir o conteúdo do Dicionário da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) . O dicionário EAP é uma descrição narrativa da obra que inclui cada elemento da EAP. Os elementos de nível mais baixo na EAP são chamados de pacotes de trabalho.
- Criar descrições do dicionário EAP no nível do pacote de trabalho com detalhes suficientes para garantir que 100% do escopo do projeto seja coberto. As descrições devem incluir informações tais como limites, marcos, riscos, proprietário, custos, etc.
CRIAÇÃO DO CALENDÁRIO DE GRÁFICOS DE GANTT
- Dividir os pacotes de trabalho em atividades, conforme apropriado.
- Exportar ou entrar na estrutura de decomposição do trabalho em um diagrama de Gantt para planejamento e acompanhamento do projeto.
Atenção: É possível interromper o trabalho em demasia. Quanto é demais? Como a coleta, análise e relatório de dados de tempo e custo estão relacionados à EAP (Estrutura Analítica do Projeto), uma EAP muito detalhada pode exigir muito esforço desnecessário para gerenciar.
Há muitas ferramentas de software WBS. Alguns deles são baseados em mapas mentais e outros são ferramentas de desenho. Você pode ler sobre estas ferramentas nesta revisão do software WBS.
Como usar EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
A estrutura Analítica do Projeto é utilizada para muitas coisas diferentes. Inicialmente, serve como uma ferramenta de planejamento para ajudar a equipe do projeto a planejar, definir e organizar o escopo com os produtos a serem entregues. A EAP (Estrutura Analítica do Projeto) também é utilizada como a principal fonte de planejamento e de estimativa de custos. Mas sua maior contribuição ao projeto é sua utilização como descrição de todo o trabalho e como ferramenta de monitoramento e controle.
PACOTES DE TRABALHO
A figura 3 mostra a estrutura de trabalho do projeto da casa estendida aos elementos de nível 1, 2 e 3. Os níveis mais baixos de cada perna e ramo da EAP (Estrutura Analítica do Projeto) são chamados de pacotes de trabalho. Os pacotes de trabalho cobrem informações sobre o produto a ser entregue, tais como proprietário, marcos, durações, recursos, riscos, etc. Estas informações estão descritas no Dicionário EAP.
PACOTES DE PLANEJAMENTO
Há outro tipo de pacote de trabalho chamado pacote de planejamento. Quando o plano de gerenciamento do projeto é aprovado, o escopo é conhecido, mas não necessariamente todos os detalhes. Para aplicar a (regra de 100%) e capturar todo o escopo, são criados pacotes de planejamento. Entende-se que à medida que os detalhes são definidos, os pacotes de planejamento acabam se tornando pacotes de trabalho. No projeto da casa, o gerente de projeto sabe que a casa terá acessórios, mas no momento em que a construção começa, há apenas uma alocação de acessórios e eles não foram identificados. Uma vez que as instalações tenham sido determinadas, o pacote de planejamento associado torna-se um pacote de trabalho. Este processo de planejamento é chamado de “Planejamento de Ondas Rolantes” e é um processo progressivo.
CONTAS DE CONTROLE
A outra aplicação da EAP é como uma ferramenta de monitoramento e controle. Isto é conseguido através da definição de contas de controle. As contas de controle são elementos da EAP onde o projeto planeja monitorar e informar sobre o desempenho. O controle de contas pode ser qualquer elemento da EAP. No projeto 1, o gerente do projeto decide que os riscos do projeto associados ao uso de subcontratados podem ser melhor gerenciados se o projeto informar sobre o desempenho de cada subcontratado. Para monitorar seu desempenho, os itens 3.1, 3.2 e 3.3 foram identificados como contas de controle. Entretanto, o restante do trabalho dos Elementos 1.0 e 2.0 será feito por recursos da empresa com menor risco e o projeto não considera o monitoramento e o controle como necessários nos níveis inferiores. Para facilitar o monitoramento e a elaboração de relatórios, ferramentas de gerenciamento de projetos são utilizadas para coletar, analisar e relatar quaisquer elementos da EAP.
